|
|
Эффект от внедрения ERP - системы "КОМПАС"
В настоящее время разработан ряд формальных методов для оценки экономического эффекта от внедрения
информационных технологий в управлении предприятием. При расчете денежного выражения все они, естественным
образом, основываются на соотношении затрат, доходов, полученных в условиях внедренного ПО, и доходов,
полученных в отсутствие программного обеспечения. Существует множество проблем при определении затратной части.
Тем не менее, разработаны достаточно формализованные методики определения TCO (Total Cost of Ownership -
Совокупная Стоимость Владения ПО). Гораздо хуже обстоит дело с определением доходной части, а без нее расчет
эффективности оказывается неполным. Ведь руководство Заказчика очень часто интересует, например, такой
показатель как срок окупаемости вложений в ERP - систему.
Проблема в определении денежного эффекта состоит в том, что в реальной жизни нельзя позволить себе вести два
идентичных бизнеса (автоматизированный и нет) параллельно. Получается, что одна из величин дохода (в случае
оценки предполагаемого внедрения - доход при использовании ERP - системы, в случае анализа "по факту" -
доход с применением "ручных" технологий) определяется с помощью экстраполяции или экспертной оценки, а,
следовательно, носит весьма приблизительный характер.
Для преодоления этой проблемы был предложен подход, при котором затратная часть оценивается в стоимостном
выражении, а вместо оценки доходной части экспертным образом определяется, достигло ли внедрение ПО
поставленных целей или нет. Целей при внедрении, как правило, много. Одни достигнуты, другие нет.
Таким образом, получается некоторая количественная оценка.
Кроме того, в последнее время большинство экономистов сходится в том, что невозможно выразить полный эффект
от внедрения ПО в деньгах, существуют и дополнительные внеэкономические факторы. Поэтому наибольшим спросом на
сегодняшний день пользуется
система сбалансированных показателей (Balanced Score Card), разработанная в 1992
году Капланом и Нортоном. Однако сами авторы говорят о том, что составление перечня показателей -
это искусство. Состав перечня сильно отличается от компании к компании.
В связи с этим, в компании "КОМПАС" на основании опыта успешных проектов был составлен перечень
некоторых экономических и внеэкономических эффектов, которые внедрение программного обеспечения позволяет
достичь в случае последовательной реализации схемы проведения работ.
Данный перечень (далеко не полный - более подробно см. в помодульном описании
ERP-системы в левом меню) является основой для разработки методики оценки
эффективности конкретного проекта по системе Balanced Score Card.
- Прямое увеличение объема реализации товаров и услуг
Данный показатель характерен, в первую очередь, в случае внедрения
CRM-подсистемы "Маркетинг и
менеджмент". Подавляющее большинство экспертов считает, что эффект от правильного внедрения CRM -
систем варьируется в пределах от 10 до 30% прироста оборотов.
Внедрение в компании "КОМПАС"
CRM-подсистемы "Маркетинг и менеджмент" привело по оценкам
руководства компании "КОМПАС" к увеличению оборотов примерно на 20%.
Наибольшей трудностью при определении этого показателя оказывается выделение той части прироста оборотов,
которая была вызвана именно внедрением ПО. Ведь практически всегда параллельно с этим процессом на предприятии
ведутся и другие работы по совершенствованию бизнес - процессов. Такое выделение возможно только на основании
экспертной оценки.
- Повышение качества обслуживания клиентов
Этот показатель также характерен, в первую очередь, при внедрении
CRM - подсистемы, хотя и остальная ERP -
функциональность тоже может дать такой эффект.
В классической теории клиент - ориентированного подхода говорится (и практика это подтверждает), что именно этот фактор является основной
причиной повышения объема продаж. Но, тем не менее, его следует анализировать отдельно, т.к. повышение
лояльности клиента, являющееся прямым следствием повышения качества обслуживания, - это сама по себе
долговременная ценность, улучшающая имидж компании и позволяющая при прочих равных условиях поднять цены на
производимую продукцию и услуги.
Кроме того, высокое качество обслуживания дает возможность не только повысить доход предприятия, но и снизить
затраты: как давно известно, качество обслуживания и процент удержания старых клиентов связаны напрямую. А
увеличение процента удержания клиентов на 5% увеличивает прибыль компании на 50-100%.
- Уменьшение среднего времени выработки решений и снижение числа управленческих ошибок
Такого эффекта можно добиться при полнофункциональном внедрении ERP-системы "КОМПАС". Его наличие
объясняется достоверностью и полнотой информации, на основе которой принимаются решения, а также
дополнительными аналитическими возможностями.
Немаловажную роль в принятии правильных управленческих решений играет и возможность постоянного
оперативного сравнения "План - Факт", которая обеспечивается подсистемой
"Управление финансами: Бюджетирование" и MRP-II подсистемой
"Управление производством".
- Повышение ритмичности производства
Этот эффект характерен для внедрения MRP-II подсистемы
"Управление производством" и объясняется улучшением
качества (в том числе, за счет возможности автоматического составления планов на основе производственных
прогнозов) и повышением детальности календарного планирования, а также совершенствованием диспетчеризации
прохождения производственного заказа.
Немалую роль в повышении ритмичности производства играет планирование загрузки производственных мощностей с
автоматическим использованием резервных рабочих центров.
- Стандартизация бизнес - процессов, создание системы управления качеством
На основе аппарата WorkFlow и DocFlow
(иначе: управления бизнес - процессами и маршрутизации документооборота)
можно стандартизовать все бизнес - процессы предприятия на основе оптимальных моделей, а затем оперативно контролировать работу
сотрудников на соответствие прописанным правилам.
Такая стандартизация лежит в основе системы управления качеством на предприятии.
Дополнительным эффектом от внедрения WorkFlow является сокращение времени на обучение новых сотрудников.
- Снижение производственных и товарных запасов
Имеющаяся в подсистеме
"Управление закупками, запасами и продажами" и MRP-II подсистеме
"Управление
производством" функциональность контроля неликвидов позволяет снизить объем страховых запасов, а
следовательно, сократить затраты на содержание складских помещений и даже уменьшить складские площади.
Существенную роль в этом играет и аппарат календарного планирования производства, позволяющий обеспечить
поставки необходимых материалов и комплектующих по принципу Just In Time.
- Снижение объема складских хищений
Этот эффект также неоднократно был достигнут после внедрения подсистемы
"Управление закупками, запасами
и продажами". Формализованный учет номенклатуры и автоматический контроль складских остатков в
сочетании с системой автоматизированной инвентаризации затрудняет хищения материалов, товаров и готовой
продукции.
Учет движения складской номенклатуры по материально - ответственным лицам позволяет легко выявить
ответственного за обнаруженную недостачу и применить к нему материальные санкции.
- Повышение эффективности маркетинговых кампаний
Еще один эффект, получаемый при внедрении
CRM - подсистемы. В отсутствие такого ПО выявить влияние конкретной
маркетинговой кампании на принятие клиентом решения о приобретении тех или иных товаров и/или услуг, выяснить
предпочтения различных групп потребителей можно только за счет проведения дорогостоящих социологических
исследований, требующих аутсорсинга. А отсутствие этих данных не позволяет спланировать эффективную
маркетинговую кампанию.
Внедрение
CRM - подсистемы "Маркетинг и менеджмент" позволяет заносить в базу данных необходимую
информацию об источниках рекламы, которая практически без дополнительных временных затрат извлекается в
процессе общения с клиентом. При описании контактов эта информация на основе системы кодификаторов легко
связывается с теми или иными маркетинговыми компаниями, после чего генерируется аналитическая отчетность,
позволяющая оценивать эффективность каждого мероприятия, в том числе, и при множественных рекламных
воздействиях на одного и того же клиента.
- Снижение дебиторской задолженности
Нередко оборачиваемость капитала в крупных компаниях значительно снижается из-за несвоевременного погашения
задолженности клиентами. Зачастую в этой несвоевременности виноваты только менеджеры компании, забывающие
вовремя выставить счет или напомнить клиенту о подошедшем сроке платежа.
Поэтому внедрение ERP - системы "КОМПАС", в состав которой входит
функционал учета взаиморасчетов с
контролем сроков оплаты счетов, позволяет резко снизить количество таких случаев.
Кроме того, в решении этой проблемы помогает внедрение функциональности "Платежный календарь",
включенной в модуль
"Бюджетирование".
- Снижение трудозатрат на создание документов и, как следствие, увеличение производительности труда управляющего персонала
Одним из важнейших эффектов от внедрения ERP - системы "КОМПАС" является снижение трудоемкости
рутинных операций. Таких операций в деятельности предприятия очень много. Но лучше всего выигрыш виден при
анализе совокупного количества времени, затрачиваемого на предприятии на подготовку исходных документов. Здесь
очень важно слово "совокупного". Дело в том, что зачастую выигрыш при подготовке того или иного
документа, например, договора, акта или счета, не слишком велик. Заполнение стандартных бумажных бланков дает
сравнимый эффект.
Но т.к. подсистема
"Документооборот" позволяет быстро и четко подготовить акт на основе договора,
счет на основе акта, платежное поручение на основе выставленного поставщиком счета, то общий эффект снижения
трудозатрат бывает очень и очень значителен.
Поэтому бессмысленно оценивать повышение производительности труда каждого отдельного пользователя системы.
Надо оценивать снижение трудозатрат в целом по предприятию.
- Повышение степени достоверности документов
Все тот же инструментарий подготовки документов по образцу позволяет избежать множества ошибок, которые
неизбежно появляются, когда каждый следующий документ готовится "с нуля".
С одной стороны, это также ведет к повышению производительности труда управляющего персонала. С другой, к
повышению качества обслуживания клиента за счет уменьшения числа конфликтов, возникающих, например, при
неправильном выставлении счетов. Такое снижение числа конфликтов также является самостоятельной ценностью.
Помимо использования образцов, на минимизацию числа ошибок положительно влияет наличие справочников и
кодификаторов, в которых хранится многократно используемая информация.
- Повышение скорости выдачи выходных документов
Скорость выдачи выходных документов весьма существенна для деятельности тех предприятий, которые используют
систему для обслуживания потребителей в режиме online. Если время ожидания выдачи выходного документа, будь то
накладная, счет или кассовый чек, оказывается слишком большим, образуются очереди. В результате недовольные
простоем клиенты могут обратиться за аналогичными услугами в конкурирующую компанию. Высокая скорость выдачи,
напротив, ведет к повышению лояльности клиентов.
- Рациональное использование персонала
Сокращение времени на выполнение рутинных операций влечет за собой еще одно интересное следствие.
Предоставляется возможность поручить разгруженному сотруднику дополнительные полезные функции, которые до
внедрения ПО просто не выполнялись. Например, внедрение
CRM - подсистемы разгрузило маркетологов одного из
предприятий от рутины и они смогли тем же штатом, что и раньше, обеспечить анализ деловой прессы и
Интернет - сайтов на предмет поиска сообщений о получении предприятиями крупных заказов, чем до внедрения
ПО пренебрегали. Таким образом, за счет освободившегося рабочего времени был внедрен еще один способ
первичного выявления платежеспособных потенциальных клиентов.
- Снижение влияния кадровой "текучки" на производственные показатели
Этот эффект характерен, в первую очередь, для внедрения
CRM - подсистемы. Хорошо известно, что главную
ценность менеджера по продажам составляет перечень клиентов, которых он ведет лично. С этим перечнем он
зачастую переходит к конкурентам, после чего в компании не остается следов от контактов, за которые данный
менеджер исправно получал зарплату.
Когда же все контакты находятся в базе, причем в базе, надежно защищенной от несанкционированного удаления
информации, вероятность такого ухода гораздо меньше. Информация о клиентах остается, и ею может воспользоваться
новый сотрудник.
Кроме того, текучка просто уменьшается, т.к. ценность менеджера для конкурентов резко падает.
- Оружие для победы в кадровых войнах
В современных условиях выигранная война за кадры является одним из важнейших факторов успеха в конкурентной
борьбе. Все знают, что даже в условиях массовой безработицы очень трудно найти хороших сотрудников за
приемлемую цену.
Отметим три эффекта от автоматизации управления, которые служат оружием в кадровых войнах:
- повышение качества труда за счет сокращения рутинных операций;
- престижность работы с применением компьютера;
- снижение кадровой текучки за счет четкого планирования карьеры сотрудников и управления мотивацией.
Два первых достаточно очевидны и руководство многих предприятий уже сталкивалось с тем, что даже кандидаты на
позицию секретарши, услышав, что их труд не автоматизирован, могут при прочих равных условиях отказаться от
предлагаемой должности.
Третий эффект имеет место при полнофункциональном внедрении HRM-системы
"КОМПАС: Управление персоналом" ,
которое позволяет своевременно предупреждать недовольство сотрудников отсутствием карьерного роста, а также
без дополнительных затрат вводить стимулирующие системы оплаты труда и другие методы мотивации персонала.
- Улучшение производственной атмосферы на предприятии
Этот эффект от внедрения ПО связан, в первую очередь, с необходимостью коллективного накопления и использования
информации.
Такая ситуация приводит к увеличению контактов (в первую очередь, виртуальных) между сотрудниками различных
служб предприятия. При ней становится практически невозможным нагнетание внутренней конкуренции между
работниками, выполняющими одни и те же функции, например, между менеджерами по обслуживанию клиентов.
Стимулируется переход руководства к методам коллективной материальной мотивации сотрудников, которым
современная теория управления персоналом отдает предпочтение.
- Оптимальное соответствие квалификации сотрудников занимаемой должности
Этот эффект достигается за счет своевременной переподготовки персонала, планирования обучения сотрудников
с оптимизацией затрат на обучение, планирования периодической оценки персонала на основании
моделей компетенции, автоматического сравнения квалификации, заданной в профилях должностей сотрудников,
с результатами оценки персонала.
Все эти функции реализованы в HRM-системе
"КОМПАС: Управление персоналом".
- Оптимизация штатного расписания предприятия
Этот эффект также достигается в результате внедрения HRM-системы
"КОМПАС: Управление персоналом".
- Подбор оптимального варианта замещения вакантных должностей
Такого эффекта позволяет добиться функционал
автоматизированного
подбора персонала (рекрутинга), позволяющий проводить адекватную оценку
соответствия кандидата вакантной должности, планировать мероприятия по подбору персонала
с учетом затрат на их проведение и т.д.
- Повышение качества анализа ситуации на предприятии, принципиально новые аналитические возможности
Очевидно, что большой объем хранимой в базе данных информации за значительный промежуток времени увеличивает
точность анализа и качество аналитических отчетов, а значит, способствует принятию правильных управленческих
решений.
Внедрение быстродействующего ПО позволяет увеличить частоту оперативного анализа ситуации на предприятии,
видеть происходящие изменения буквально поминутно.
Помимо этого, появляются принципиально новые аналитические возможности, возникающие как за счет формализации
аналитических признаков на основе различных кодификаторов, так и за счет обработки данных, хранящихся в
БД ERP-системы, с применением таких технологий, как OLAP или Data Mining, которые невозможно использовать в
случае неавтоматизированного учета.
Данный перечень экономических и внеэкономических эффектов постоянно пополняется в процессе
реализации новых проектов по внедрению ERP-системы "КОМПАС".
|
|
|
