Документооборот

1. Развитый аппарат создания документов по образцу
   
   Все функции электронного документооборота в ERP-системе "КОМПАС" разработаны так, чтобы минимизировать ввод информации с клавиатуры. Это достигается, в первую очередь, за счет возможности создать один документ на основании одного или нескольких других:
   • платежное поручение как копию платежного поручения;
   • кассовый ордер по счету (при этом получатель товара в счете автоматически становится плательщиком в ордере);
   • акт по договору или одному его этапу, если договор разбит на этапы и т. д.
   
   
   
   
2. Возможность выпуска одного документа на основании нескольких
   
   Очень полезным для оптимизации документооборота оказывается, например, выпуск платежных поручений сразу по нескольким счетам. При подготовке можно заранее ограничить отбираемые документы конкретным партнером.
   
   
   
3. Уникальная настраиваемая система поиска/фильтров/подсчета итогов
   
   Для отбора данных можно использовать любые поля таблиц в сочетании с разнообразными функциями сравнения: "равно", "больше", "меньше", "похоже на", "включает в себя", "начинается с " и т.п. Условия отбора объединяются, как по "И", так и по "ИЛИ". Например, можно отобрать документы, у которых дата выпуска находится в диапазоне с 01.06.2009 по 30.06.2009 и наименование получателя включает в себя сочетание букв "Альфа" или "Гамма".
   
   
   
4. Поиск по ключевым словам
   
   Существует возможность приписать каждому документу одно или несколько ключевых слов. Это дает возможность быстрого отбора всех документов, имеющих в описании заданное ключевое слово.
   
   
   

5. Контекстный поиск
   
   Осуществляется в текстах WORD-документов форматов doc и docx.
   
   
   
6. Быстрое созлание новых реестров документов
   
   Большим преимуществом подсистемы "Документооборот" является и то, что пользователь легко может создавать свои реестры документов, вводить новые разновидности документов, обладающие широким набором свойств, настраивать произвольные схемы автоматического отражения документов в любых учетных журналах.
   
   
   
7. Полная настраиваемость форм ввода и алгоритмов документа
   
   Важнейшим элементом подсистемы "Документооборот" является Справочник типов документов. Настройка справочника доступна рядовому пользователю. На его основе можно:
   • связать с каждым типом документа набор произвольных средств его визуализации на экране;
   • описать систему автоматической нумерации документов каждого типа;
   • автоматизировать "разноску" документа по бухгалтерским счетам на базе справочника типовых операций и создание записей в Журнале взаиморасчетов и книге продаж/покупок;
   • указать, нужно ли документ автоматически включать в кассовую книгу;
   • настроить автоматическую отсылку документа по электронной почте сразу после его создания;
   • указать, влияет ли его ввод и корректировка на изменение складских остатков и, если да, то каким образом и т. д.
   
   
   
   
8. Версионность документов
   
   Подсистема "Документооборот" позволяет хранить и отслеживать различные версии одного и того же текстового документа.
   
   
   
9. Отслеживание связей документов
   
   В процессе электронного документооборота документы можно готовить как по принципу "ввести новый документ в реестр на основе старых из этого или других реестров", так и по принципу "создать документы другого типа на основе одного, описанного в данном реестре". В любом случае пользователь имеет возможность визуализации всех связей конкретного документа с главными ("родителями") и подчиненными ("порожденными").
   
   
   
10. Развитый аппарат маршрутизации документооборота (DocFlow)
    
    
    
11. Возможность автоматической отсылки документов по e-mail
    
    
    
12. Автоматический синтез текста
    
    Это преимущество из разряда "мелочь, а приятно". Оно также помогает ускорить подготовку документов (и повысить эффективность электронного документооборота в целом). В подсистеме "Документооборот" имеются такие функции как:
    • автоматическая текстовая расшифровка налогов в основании платежа одновременно с расчетом их суммы по произвольной схеме;
    • автоматическое внесение в текст основания платежа слов типа "основание: счет-фактура N 9009".

Бизнес-процессы: электронный документооборот, подготовка первичных документов, маршрутизация документооборота