Сокращаем фонд заработной платы

В прошлом номере нашего журнала, в рубрике "Автоматизация", рассказывалось об автоматизированной оценке персонала и управлении трудовыми ресурсами с помощью IT-систем. В этот раз речь пойдет конкретно об автоматизированном управлении обучением, рекрутингом, мотивацией и планировании штатного расписания.

Управление обучением

Еще одна группа функций позволяет осуществлять планирование переподготовки и обучения персонала. Для этого в профиле должности описывается регламент обучения: необходимые программы обучения (они выбираются из соответствующего справочника) и частота их прохождения.

Далее, аналогично списку на оценку, автоматически составляется документ потребности в обучении. Хорошо, если система, помимо персонала, у которого уже подошел плановый срок, позволяет включать туда и дополнительных сотрудников по заявкам руководителей подразделений.

Поскольку одни и те же учебные программы могут вестись разными учебными заведениями, в системе, как правило, создается справочник, в котором указаны название учебного заведения, цена обучения, сроки, пропускная способность курса и учебная программа, которая реализуется с его помощью. На основании этого справочника программа может автоматически осуществлять запись сотрудников на курсы. Так создается план обучения.

Так как стоимость обучения в каждом учебном заведении известна, продвинутая HRM-система позволяет подобрать оптимальный с точки зрения затрат вариант распределения сотрудников, а также сравнить его с бюджетом переподготовки персонала. Все утвержденные планы обучения разносятся по личным карточкам сотрудников. Там же проставляются отметки о прохождении курсов.

Некоторые программные комплексы включают в себя даже подсистемы дистанционного обучения, позволяющие в отдельных случаях пройти переподготовку и без стороннего учебного заведения.

Можно сделать вывод, что автоматизация управления обучением также позитивно влияет на степень соответствия сотрудников предприятия занимаемой должности за счет своевременной переподготовки персонала. Кроме того, автоматизированный подбор учебных заведений позволяет сократить затраты на обучение.

Тот же эффект дает внедрение дистанционного обучения. Причем в этом случае выигрыш дополнительно возрастает за счет снижения командировочных расходов, необходимых для переподготовки сотрудников удаленных филиалов.

Управление рекрутингом

Часть функций управления трудовыми ресурсами связана с планированием кампаний по подбору персонала (рекрутинга). На основе штатного расписания автоматически определяется потребность в подборе персонала. Она включает вакантные и вновь созданные штатные единицы. Система позволяет вести карточки кандидатов, основываясь на коде профиля должности, занесенном в каждую карточку менеджером по персоналу. Хорошо, если есть не только внешние, но и внутренние кандидаты. Это возможно, если программное обеспечение включает функции учета кадрового резерва. Обязательно ведется реестр резюме.

Кроме того, ведется планирование мероприятий по подбору персонала (размещение объявлений в прессе, на сайтах вакансий и т.п). Каждое такое мероприятие характеризуется затратами и временной протяженностью. В процессе планирования определяется, какими конкретными мероприятиями будет удовлетворяться данная потребность, дата и стоимость каждого мероприятия, а также ожидаемое в результате его выполнения количество кандидатов по каждой позиции подбора. После окончания каждого мероприятия планируемые затраты сравниваются с фактическими и определяется его эффективность, исходя из хранящейся в базе данных информации о том, каким образом был привлечен нужный кандидат.

Нетрудно видеть, что автоматизация рекрутинга позволяет повысить качество подбора сотрудников, а также оптимизировать структуру затрат на этот процесс: например, за счет включения в план наиболее эффективных рекрутинговых мероприятий (это возможно только после накопления достаточного количества информации о предыдущих кампаниях).

Управление мотивацией

Еще одна группа функций управления трудовыми ресурсами" предназначена для управления мотивацией. Этот функционал необходим, если на предприятии существует система различных бонусов и поощрений, которая зависит от некоторых формализованных условий: например, от стажа работы на предприятии или от успешного прохождения аттестации. Алгоритмы предоставления бонусов также описываются в профиле должности.

Сюда же относится все, что связано со сдельной оплатой труда. Для этого в профиле должности описывается набор измеряемых показателей, позволяющий автоматически премировать сотрудника за выполнение плана, поставить его заработок в зависимость от выработки (как личной, так и бригадной) или объема продаж и т.д. Цена показателя может задаваться как фиксированной суммой на единицу выполненных работ, так и процентом от объема, если этот объем имеет денежное выражение. Эта часть функций должна быть жестко связана с подсистемой расчета заработной платы.

Очевидно, что автоматизация управления мотивацией ведет к повышению производительности труда коллектива. Многие знают на практике, как может кардинально измениться ситуация в компании за счет правильной организации сдельной оплаты труда. Не меньшего эффекта можно добиться за счет сбалансированной системы нематериальных стимулов. А если поддерживать сложную систему в "ручном" режиме, легко запутаться, забыть своевременно предоставить тот или иной бонус или неправильно начислить премию, что зачастую приводит к конфликтным ситуациям и, как следствие, ухудшает производственную атмосферу.

Планирование штатного расписания

Большим спросом в последнее время пользуется функционал планирования штатных расписаний. Система управления персоналом позволяет подготовить несколько вариантов штатного расписания для каждого подразделения, сравнить их и выбрать оптимальное. Программа должна поддерживать процедуру утверждения штатного расписания. В базе данных, как правило, хранится история каждой штатной единицы. Хорошо, если в ПО встроен аппарат моделирования штатного расписания по принципу "что, если". Во многих случаях оптимизация штатного расписания позволяет существенно сократить фонд оплаты труда, который является одной из основных статьей производственных издержек.

Невозможно в ограниченном объеме журнальной статьи подробно описать все функции подсистемы управления трудовыми ресурсами. Кроме изложенного, система еще может планировать командировки и отпусков, анализировать процессы, происходящие с трудовыми ресурсами на предприятии.

Но даже по приведенному в данной статье описанию можно уверенно сказать, что применение информационных технологий позволяет существенно улучшить производственную атмосферу на предприятии и снизить "кадровую текучку", а значит - получить хорошие шансы на победу в кадровой войне.

Игорь Якобсон

кандидат технических наук

e-mail: sensr@kompac.spb.su