ВЫБИРАЕМ ПОДСИСТЕМУ УЧЕТА ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

В 16 номере за 2001 год мы обещали постепенно дать рекомендации по выбору основных подсистем КИС. Когда мы наконец приступили к реализации своих обещаний, то оказались в весьма затруднительном положении, решая извечный вопрос: "С чего начать?" Помощь была получена из самого неожиданного источника, которым послужил отчет по анализу состава ПО, приобретаемого пользователями в нашей родной фирме КОМПАС.

Оказалось, что начиная с конца 2000 года резко возрос спрос на подсистему "Управление персоналом" (имеется в виду - отнсительно других подсистем пакета КОМПАС). Поговорив со своими коллегами-конкурентами, мы поняли, что у них аналогичная ситуация. В чем же причина?

Интересное мнение высказала директор питерского отделения "Никос-софт" Ольга Гринева. Она считает, что в предыдущие годы многие корпоративные клиенты, приобретая новое программное обеспечение, оставались при этом на старой программе расчета зарплаты, как правило, разработанной сотрудниками собственного отдела АСУ. Ни для кого ведь не секрет: первым разделом бухгалтерского учета, который автоматизировали предприятия в советское время (еще на мэйн-фрэймах), был именно трудоемкий учет труда и заработной платы. При этом созданные для себя программы были "заточены" на специфику конкретного предприятия, к ним привыкли расчетчики, а, надо заменить, это, пожалуй, наиболее консервативные из бухгалтеров. В общем: "От добра добра не ищут".

В настоящий же момент, как считает Ольга Гринева, исчерпан срок морального старения этих программных продуктов с многолетней историей. Всему в конце концов приходит конец, и уже невозможно ставить в программе одну заплату на другую. Вот и приходится менять ПО полностью. Добавим от себя, что дополнительные проблемы с сопровождением возникают из-за смены или даже сокращения коллектива собственных разработчиков. А ведь задача расчета зарплаты не тот софт, который можно, не меняя, эксплуатировать годами. Посмотрите, сколько изменений в порядке расчета подоходного налога и печати налоговой отчетности "организовали" нам наши законодатели за последние 2-3 года. Одна только форма налоговой карточки менялась не реже, чем 2 раза в год.

Не стали в этом смысле исключением и 2001 - 2002 годы. Немало хлопот разработчикам задач "Зарплата" доставил ввод в действие Налогового кодекса РФ с заменой отчислений в пенсионный фонд на считающийся совсем по другим принципам единый социальный налог, с изменением порядка исчисления подоходного налога (налога на доходы физических лиц) со всеми разнообразными скидками, вычетами и льготами. А с января 2002 года резко изменился и алгоритм расчета взносов в ПФР, которые теперь зависят от пола и возраста сотрудников.

Еще одним дополнительным фактором роста популярности "зарплатной" подсистемы мы считаем огромный объем все той же налоговой отчетности, который вынуждены выпускать бухгалтеры. В результате даже на малом предприятии численностью в 10 человек с очень простыми методами начисления, где весь ручной расчет занимает считанные часы в месяц, как говорится "два прихлопа, три притопа", зачастую принимается решение о приобретении программы расчета зарплаты, чтобы облегчить выпуск налоговых отчетов, справок и карточек.

Вот этот повышенный интерес и послужил причиной выбора очередной темы для нашего цикла статей.

Хотя речь пойдет о выборе именно программы учета труда и заработной платы, начнем мы все-таки с вопросов связи с другими подсистемами КИС. Дело в том, что время кусочной автоматизации прошло. В наше время уже совершенно нерационально приобретать отдельные пакеты, которые не имеют средств интеграции в единую информационную структуру.

Так, например, до сих пор бытует мнение, что мол расчет зарплаты - это одно, а вот системы управления персоналом - совсем другое. Конечно же в управлении персоналом имеются свои задачи, которые совсем не относятся к сфере деятельности ОТИЗа (отдела труда и заработной платы) и, тем более, бухгалтерии. Тут и планирование переподготовки персонала, и анализ качества работы сотрудников, и тестирование претендентов на различные должности, и многое-многое другое.

Тем не менее трудно представить программу расчета зарплаты вне связи с развитой кадровой подсистемой - уж слишком много данных являются для них общими, просто невыгодно дважды вводить одну и ту же информацию в разные базы. Желательно, чтобы кадровая подсистема позволяла пользователю быстро и просто менять состав характеристик сотрудников, добавляя новые поля в базу данных, позволяя осуществлять отбор и анализ информации и по этим заново введенным атрибутам. Но не забудьте и о стандартах - в соответствии с последними требованиями вам наверняка понадобится печать личных карточек в форме Т-2.

Естественно, что современные принципы интерфейса требуют иерархической визуализации структуры предприятия и всей связанной с ней информации. Поэтому стоит убедиться в "древовидной" организации соответствующего справочника. Впрочем, и многие другие справочники удобно использовать в иерархической форме.

Неплохо, если кадровая подсистема включает в себя и штатное расписание предприятия с перечнем свободных вакансий. Эта функция предназначена вроде бы исключительно для кадровиков. И тем не менее, в этом случае можно выставить жесткий запрет на оформление новых назначений при отсутствии этих самых свободных вакансий, которые могут быть отнесены как к предприятию в целом, так и разбиты по конкретным подразделениям. Это избавит расчетчика от лишних ошибок при вводе новой информации.

Говоря о назначениях (этот вопрос находится как раз на стыке кадровых и зарплатных подсистем и очень важен для последних, т.к. именно в соответствии с этим перечнем проводится расчет зарплаты), стоит обратить внимание на возможность оформления внутреннего и внешнего совместительства. Сие означает, что должна быть возможность приписать одному сотруднику произвольное количество одновременно действующих назначений.

Для правильного расчета зарплаты работающим по договорам подряда должна быть возможность задать в назначении общую сумму договора и автоматически фиксировать все произведенные выплаты. Программа расчета зарплаты будет использовать эти данные для принятия решения, следует ли начислять что-нибудь данному договорнику в текущем месяце.

Еще одной функцией, которая обычно относится к кадровой подсистеме, является ведение табеля. Мы считаем, что наиболее рациональным методом использования программ расчета зарплаты является сетевая эксплуатация, когда на каждом рабочем месте табельщика установлен компьютер, с помощью которого ведется пунктуальный ежедневный ввод данных об отработанных часах. Естественно, что во избежание подтасовки данных должна быть предусмотрена защита от несанкицонированного доступа. Желательно, чтобы заполнение табеля велось на базе стандартных (смотрите альбом унифицированных статистических форм) учетных символов. Современная программа вполне способна на основании анализа этих символов производить автоматический подсчет дней и часов ночных, вечерних, праздничных, больничных, отпускных и сверхурочных, что особенно существенно для расчета зарплаты на больших производственных предприятиях.

Весьма неплохо, если для уменьшения объема ввода в задаче предусмотрено предварительное описание типовых графиков работы по категориям персонала, сменам и т.п. На основании этого нормативного описания, а также графика отпусков и таблицы учета больничных предварительное заполнение табеля может производиться автоматически, после чего табельщику достаточно вводить отклонения. Однако, графики работы нужны не только для этого. На их основании вычисляются для каждой категории нормативные фонды рабочего времени в текущем расчетном месяце, а по этим фондам в случае, например, невыходов на работу пропорционируется затем месячный оклад сотрудника (разумеется, если для него используется повременный принцип оплаты). Это совершенно необходимо для непрерывного производства со скользящим графиком работы: скажем, сутки через трое. Впрочем, задание нормативных фондов по категориям может быть выполнено и другим способом. Например, прямым вводом абсолютного числа дней, которое должен отработать в текущем расчетном месяце сотрудник.

Если же у Вас по какой-либо причине (например, не хватает техники) табель все-таки на компьютере не ведется, то обратите внимание на возможность прямого заполнения итоговых колонок по результатам ручного учета.

Еще один весьма желательный момент - это стыковка с подсистемой подготовки первичных документов. Во избежание двойного ввода (а значит, и лишних ошибок) данные в таблицу назначений должны браться непосредственно из ранее подготовленных приказов или, например, договоров подряда.

Впрочем, существенна и обратная связь. По результатам расчета зарплаты должны формироваться кассовые ордера и платежные поручения (подробнее речь об этом ниже). В свою очередь на основании этих документов осуществляется автоматический ввод информации в подсистемы учета денег на расчетном счете и в кассе предприятия.

Также можно проверить наличие связи модуля расчета зарплаты с задачей учета расчетов с подотчетными лицами, т.к. это позволяет автоматически принимать во внимание задолженности и недоплаты, сведения о которых программа получает из введенных в подсистему авансовых отчетов.

Наконец, еще один существенный критерий проверки - возможность быстрой разноски данных из свода заработной платы по бухгалтерским счетам (буквально нажатием нескольких кнопок) для того, чтобы они попали в базу данных сводной бухгалтерии. Чтобы такая возможность стала реальностью, необходимо наличие развитого языка описания типовых хозяйственных операций (возможности арифметических действий над суммами начислений и удержаний явно не хватает). Причем языка не только развитого, но и простого, чтобы при вводе нового кода начисления бухгалтеру для изменения схемы разноски не приходилось бежать на поклон к программисту.

Но пора бы уже перейти и к чисто "зарплатным" вопросам.

Мы не сомневаемся, что каждый из выбирающих программу придет на просмотр с перечнем существующих на предприятии кодов начислений и удержаний, и прежде всего убедится, что программа способна рассчитать все, что ему нужно: материальную помощь с положенной скидкой и различные виды авансов, материальную выгоду и удержания по ссудам, больничные и отпускные, оплату за служебное питание и выплаты по договорам подряда... У каждого своя специфика.

Хотим обратить внимание на то, что если устраивающая Вас сегодня полностью система расчетных кодов реализована жестко в коде программы, в ближайшее время вы все равно столкнетесь с какими-нибудь трудностями. Справочник кодов должен быть очень гибко настраиваемым, позволяющим оперативно менять таблицы соответствия (данные о том, от каких начислений/удержаний и каким образом зависят другие начисления/удержания). Более того, мы считаем, что современная программа расчета зарплаты немыслима без возможности задать для любого кода расчет по формуле, причем язык описания формул должен быть достаточно богат, давая возможность доступа к данным из других подсистем комплекса. В этом случае вам удастся автоматизировать расчет таких вещей, как премия менеджерам торговых фирм в зависимости от индивидуальной реализации, зарплата рабочих по количеству выпущенных изделий и тарифам и многое другое. Мы приводим абсолютно реальные примеры из собственной практики.

На производственных предприятиях, где до сих пор часты задержки зарплаты, следует проверить, существует ли возможность учета долга предприятия сотруднику и оформления выплат из этого долга.

Начиная с 2001 года, обязательно надо обратить внимание на соответствие расчета налога на доходы физических лиц и единого социального налога Налоговому кодексу РФ. Особенно внимательно надо отнестись к социальному налогу. Дело в том, что это вообще особый тип расчетного кода, мы называем его отчислением. Суммы социального налога рассчитываются на основании учета годового дохода каждого работника, но никак не влияют на его расчетный листок. Они предназначены исключительно для перечисления бухгалтерией в соответствующие фонды.

Кстати, надо заметить, что больным местом многих программ являются платежи в бюджетные и внебюджетные фонды. Все нужные суммы аккуратно рассчитываются, а потом... давай, переноси их в платежки вручную, сверяясь с листочком на коленях. А в настоящее время уже существуют пакеты, в которых необходимые платежные документы, формируются по результатам расчетов буквально нажатием пары кнопок, обеспечивая при этом ту самую связь с подсистемой учета денег на расчетном счете, о которой мы говорили чуть выше.

Сюда же примыкают и вопросы перечисления сумм по исполнительным листам, которые доставляют много хлопот в больших фирмах. Программа должна не только рассчитывать алименты, но и составлять списки для почтовой пересылки, а также правильно рассчитывать удержания на почтовые сборы с учетом местонахождения адресата.

Завершая тему расчетов скажем, что если у вас большое предприятие, надо проверить возможность рассчитывать заработную плату по подразделениям. Это реализовано не во всех программах. Ну а уж в соответствии быстродействия программы вашей технике вы не забудете убедиться и без наших советов.

Пару слов об отчетах и документах. Не надо требовать от программы, чтобы она выпускала весь перечень из альбома статистических форм. Эти формы во многом взаимозаменяемы и избыточны, никакая налоговая от вас не будет требовать всего этого изобилия (на бумаге разоритесь). Нужно только убедиться, что набор ведомостей, расчетных листков, распечаток лицевых счетов, налоговых карточек и т.п. функционально полон. Зато возможность оформлять выплату по кассовым ордерам вам весьма и весьма пригодится. Кроме того, если у вас крупное предприятие с большим численным составом, неплохо бы уметь автоматически создавать расходный кассовый ордер для выдачи денег по платежной ведомости и приходный кассовый ордер на депонирование невыданной зарплаты. Вообще, учет депонентов весьма и весьма желателен.

Проверьте подпрограммы подготовки сводов на соответствие тем разрезам, которые интересуют ваше руководство. Для создания удобных вам форм печати сводов необходимо наличие генератора отчетов. Впрочем он будет нелишним и для редактирования формата ведомостей и первичных документов. По статистике потребность в изменении печатных форм возникает достаточно часто.

Современные программы зачастую включают в себя и процедуры выдачи электронной отчетности в ГНИ и пенсионный фонд, избавляя пользователей от необходимости дополнительно устанавливать специализированное ПО.

Несколько слов о совсем уж специфических проблемах. Одна из них - расчет бюджетной зарплаты. Собственно говоря, дело даже не в самом расчете. Зарплата на бюджетных предприятиях определяется в соответствии с тарификационной разрядной сеткой и нормами выплат по тарифам. На основании этих данных устанавливается оклад каждому сотруднику, после чего расчет зарплаты ничуть не отличается от работы с обычными хозрасчетными "окладниками". Если у вас бюджетная организация, то в программе должны быть предусмотрены возможности описания тарифной сетки, ведения тарификационного списка и автоматического расчета окладов. Без этого ваш расчетный отдел будет время от времени охватывать паника.

Если у вас предусмотрены валютные зарплаты, то достаточно иметь возможность раз в месяц задать в одном месте курс выплаты, а программа должна уметь пересчитывать все начисления по этому курсу в рубли с последующим удержанием всех налогов в чисто рублевом виде.

Отдельный разговор о проблемах, стоящих перед большими производственными предприятиями. Их немало, но выделим самую очевидную.

Для таких клиентов просто необходимы процедуры расчета сдельной заработной платы, позволяющие не только начислять зарплату конкретному сотруднику на основании установленных тарифов и зафиксированной выработки, но и обрабатывать так называемые бригадные наряды, распределяя общую сумму с учетом КТУ и относя ее на разные шифры затрат. Причем алгоритмы такого распределения должны быть достаточно гибкими. Многим производственникам понадобятся и расчеты сумм нарядов с учетом тарифов, норм времени, процентов премии и т.п. К сожалению, среди широко распространенных тиражных пакетов программ, умеющих работать со сделкой, а тем более настраиваться на разные формы сдельной оплаты, очень мало.

Впрочем, этот недостаток может быть и обойден несколько неожиданным способом. В отличие от остальных процедур расчета зарплаты расчет сделки не подвержен законодательным изменениям. Поэтому очень часто пользователи используют в этих целях старые программы собственного изготовления. От основного же "зарплатного" модуля требуется в этом случае только функция настраиваемого импорта информации о начислениях из баз данных произвольной структуры.

Если же таких собственных программ на предприятии нет, или они уже устарели, то обязательно нужно проверить соответствие форм ввода данных по нарядам и алгоритмов их обсчета тем, что приняты на вашей фирме. Вряд ли все совпадет "один в один", но если формы достаточно близки и разработчик не отказывается от адаптаций в процессе внедрения, то это большой плюс!

В заключение этого краткого (да-да, тут не описана и половина возможных критериев выбора подсистемы учета труда и зарплаты) обзора мы хотим напомнить еще об одном важном моменте. Никто не гарантирует вас от того, что в ближайшие годы законодательство будет меняться так же стремительно, как и сейчас. Поэтому постарайтесь убедиться в оперативности вашего будущего партнера. Поинтересуйтесь, насколько часто, и в какие сроки после изменения законодательства у него появляются новые версии столь актуальной для вас подсистемы, имеется ли у него система абонементного обслуживания или льготного приобретения этих самых новых версий. В противном случае вы очень и очень рискуете.

Гл.эксперт ООО "Компас", к.т.н. Игорь Якобсон

e-mail: sensr@kompac.spb.su

Менеджер по PR и рекламе ООО "Компас" Таисия Бойко

e-mail: market@compass.spb.ru