Новая версия подсистемы "КОМПАС: УЧЕТ КАДРОВ"

Если вспомнить историю автоматизацию учета в России, то станет ясно, что в конце 80-х - начале 90-х годов основным спросом (а предложение, естественно, чутко реагировало на спрос) пользовались системы бухгалтерского учета, рассчитанные на чисто бухгалтерский персонал.

Но компании росли, росла численность сотрудников, данные которых необходимы для правильного расчета зарплаты. В результате базы данных "зарплатных" модулей стали включать все больше личной информации о работниках фирмы. К настоящему времени многие, еще недавно малые, наши клиенты выросли до разделения функций бухгалтерского и кадрового учета, традиционно существовавшего на крупных предприятиях. Таким образом, в корпоративных информационных системах (КИС) из модулей по расчету зарплаты все чаще стали выделяться отдельные модули для автоматизации кадрового учета.

Не стала исключением и КИС "КОМПАС". Несколько лет назад в ней появилась новая подсистема - "Кадровый учет" или просто "Кадры". Поначалу, "Кадры" были просто вырезкой из модуля "Расчет зарплаты" и ограничивались ведением анкетных данных на работника, да необходимых настроек для учета многочисленных налоговых тонкостей. Но, с одной стороны, в отделе кадров много своих, специфических отчетов, никак не связанных с бухгалтерским учетом, с другой стороны, начали пользоваться спросом и функции по управлению мотивацией персонала, повышением его квалификации и т.п. Поэтому функционал подсистемы постоянно расширялся именно в этих направлениях.

Перечислим основные функции подсистемы, добавленные за последний год.

Прежде всего, она включает ужесточенную схему автоматизированного документооборота: запрещены любые изменения непосредственно в действующих таблицах, особенно в структуре предприятия и штатном расписании. Все изменения проводятся только на основании документов. На практике так оно и есть, изменять структуру можно только установленным порядком. Попутно это позволило сформировать историю изменения структуры предприятия, поскольку соответствующая запись заносится в специальные таблицы одновременно с внесением изменений в основные таблицы. По любой штатной единице или структурному подразделению можно отследить все изменения: когда, и каким документом вводили, когда изменяли названия, переподчиняли, сокращал. Можно узнать и фамилию оператора, сделавшего изменения. Для получения этой информации достаточно нажать кнопку на панели инструментов в соответствующей табличной форме. Кроме переноса данных программа следит и за изменениями в структуре данных и выдаст сообщение, если стркутура таблиц не совпадает.

Рассмотрим процедуру внесения изменений в существующие таблицы на примере введения нового подразделения в структуру предприятия:

Для создания нового отдела или лаборатории в составе предприятия формируется проект приказа на создание новой структурной единицы, его можно распечатать и отнести на согласование. При этом можно запланировать численность штатных единиц и фонд оплаты для нового подразделения, назначить конкретного руководителя. Можно вносить коррективы в электронный вариант приказа, снова распечатывать и снова нести на согласование. После того, как все необходимые визы будут собраны и приказ подписан на бумаге, его нужно исполнять. Порядок исполнения приказа включает в себя два этапа. На первом - изменяется статус документа, он "подписывается". После этого программа никакие изменения вносить в него не разрешит, процедура проверки статуса документа сообщит о недопустимости такого действия. "Подписанный" приказ можно только исполнять. При выполнении процедуры исполнения проверяется корректность названия нового подразделения и, если все правильно, новое подразделение появится в дереве, отображающем структуру предприятия. При этом будет сформирована цепочка подчинения, сосотящая из наименований всех вышестоящих подразделений.

После того как новое подразделение создано, его нужно наполнить штатами. Для этого существует процедура ввода штатных единиц. Точнее - две процедуры: введение новой штатной единицы и перемещение существующей из другого подразделения.

При введении новой штатной единицы нужно определить размер ее оплаты. Оплату можно назначить по ЕТС, выбирая необходимую часовую тарифную ставку или оклад. Можно вводить собственные справочники тарифных сеток и пользоваться ими. При выборе размера оплаты в штатное расписание автоматически заносится и разряд оплаты из справочника тарифной сетки. Справочники тарифных сеток можно пересчитывать в соответствии с изменением минимальной оплаты труда или по другой причине. При этом можно осуществить процедуру автоматического пересчета установленных окладов и связанных с ними надбавок в штатном расписании и штатной расстановке.

Еще один предлагаемый вариант назначения оплаты - в процентах от базовой должности. По существующему на многих предприятиях положению оклад штатного заместителя рассчитывается в процентах от замещаемого руководителя. Для того, чтобы штатная единица руководителя появилась в справочнике, достаточно сделать отметку о том, что он может иметь заместителя. Теперь при назначении оклада заместителю нужно указать процент оклада и выбрать из справочника должность руководителя. Программа рассчитает и запишет не только размер оклада, но и должность, от которой он определялся. Базовый оклад может быть назначен по ЕТС, установлен персонально или, в свою очередь, рассчитан от другого оклада. Единственное ограничение, оклад заместителя не может быть равным окладу начальника (рис.1).

Кроме тарифной части, оплата труда включает в себя всевозможные надбавки. "КОМПАС" предоставляет возможность назначать надбавки на должность в процентах от установленного оклада или часовой тарифной ставки. Надбавки за ученую степень установлены в твердой сумме и рассчитываются в зависимости от ее значения и минимального размера оплаты труда. Достаточно выбрать из предложенных значений степень доктора или кандидата наук, и программа сама установит сумму надбавки. В связи с тем, что этот специфический вид надбавки имеет привычку несколько "запаздывать" с изменением относительно сроков повышения минимального размера оплаты труда, "КОМПАС" вынужден учитывать и эту особенность.

Процедура подготовки и исполнения приказов на действия со штатным расписанием аналогична процедуре внесения изменений в структуру предприятия. Она также содержит этапы разработки, "подписания" и "исполнения".

Перевод штатной единицы из одного подразделения в другое осуществляется путем переноса данных по сокращаемой единице во вновь создаваемую. При этом перемещаться могут не все ставки по сокращаемой должности, а столько, сколько нужно. Перенос данных осуществляется нажатием кнопки в табличной форме проекта приказа. Переносимые значения для новой должности можно скорректировать. При создании приказа на сокращение штатных единиц выполняется проверка на занятость. Если обнаружены работники с назначениями, действующими на дату сокращения штатной единицы, то будет сформирован список таких работников, который можно распечатать для принятия решения о трудоустройстве данных работников. В этом случае приказ выполняется частично, только по свободным штатным единицам. О том, что приказ выполнен частично, свидетельствует статус документа в реестре приказов. Для завершения исполнения приказа необходимо закрыть действующие назначения у всех работников, и вновь запустить процедуру исполнения приказа.

При сокращении штатной единицы процедура проверки на занятость аналогична предыдущему случаю. Однако, в этом случае, при "исполнении" приказа, все действующие назначения работников закрываются, а работники выводятся "за штат". Это осуществляется путем изменения кода категории работников. Выведенных "за штат" работников не трудно обнаружить в кадровой картотеке, поскольку, оказавшись "без места", их фамилии "всплывают" в верхнюю часть таблицы. Другой вариант обнаружения "работников без места" - просмотр таблицы штатной расстановки. Здесь строки работников, не имеющих действующего назначения, могут быть заблаговременно выделены по фильтру - цветом. Впрочем, цветная фильтрация может быть применена и в кадровой картотеке к различным категориям работников: уволенным, совместителям, находящимся в декретном отпуске... Цвет пользователь может устанавливать как для строк, так и для шрифта. Главное здесь - не забыть, что означает тот или иной цвет надписи.

Дальнейшее изменение структуры предприятия может происходить путем ликвидации подразделений, их слияния, изменения наименования или статуса подразделения. Для выполнения этих преобразований предусмотрены собственные процедуры создания документов и их исполнения. Если в случае с изменением наименования или статуса подразделения (была лаборатория, реорганизована в производственный участок), никаких особых препятствий не возникает, то в случае ликвидации, переподчинения или слияния подразделений обязательно нужно контролировать наличие действующих назначений. Что и выполняется программой. Особый интерес вызывает процедура создания нового подразделения путем объединения существующих. При этом происходит передача всех штатных единиц из сливаемых отделов в новое подразделение. Если для штатных единиц передача в другое подразделение не более, чем пересчет кода подчинения, то для работников это может повлечь существенное изменение условий труда, а поэтому необходимо получить их согласие на перевод. Список работников, подлежащих переводу, программа формирует аналогично уже рассмотренной процедуре сокращения штатной единицы.

Если до момента исполнения документа штатные единицы не будут освобождены, то эти работники выводятся за штат, также как и в случае сокращения штатных единиц. Аналогично выполняется процедура прямой ликвидации подразделения с той разницей, что штатные единицы никуда не передаются, а закрываются.

Одно из самых трудоемких занятий работника отдела кадров - подсчет различных видов стажа работника. Рассматриваемый кадровый модуль позволяет автоматизировать процесс расчета любого вида стажа и сохранение результатов в специальной таблице. Стаж можно считать нарастающим итогом, можно - в дискретном режиме, например научный или педагогический. Программа предусматривает хранение ранее подсчитанного стажа и дату, на которую расчет выполнялся.

Если нужен расчет нарастающим итогом, вводим новую дату и выполняем расчет. Если стаж прервался, но может быть просуммирован с ранее подсчитанным, нужно изменить дату предыдущего расчета на дату возобновления работы. После этого вводится дата окончания расчетного периода (Рис.2). Результаты расчета записываются в базу данных. Полученные данные хранятся в специальной таблице, которую можно сортировать, фильтровать или формировать на ее основании нужные отчеты. Существует возможность расчета стажа группе работников или по всему предприятию на назначенную дату, например для подсчета вознаграждения по итогам работы за год.

Модифицированная подсистема "Учет кадров" позволяет также выполнять такую непростую работу как формирование графика отпусков на предприятии. График формируется по подразделениям. При этом списки работников могут быть загружены полностью на все подразделения или набраны в режиме "один за другим". Таким образом, можно формировать графики для любой группы сотрудников. Графики можно корректировать, изменяя даты начала и окончания отпуска. Перед составлением табеля учета рабочего времени за месяц данные из графика отпусков могут быть перенесены непосредственно в таблицу отпусков и неявок, а затем в табель учета рабочего времени.

Значительные изменения проведены в личной карточке. Объем информации, вводимой для каждого работника, позволяет формировать на ее основе личную карточку по форме Т-2, личную карточку научно - педагогического работника по форме Т-4, другие кадровые отчеты. Электронная личная карточка (рис.3) хранит данные по воинскому учету, по работнику как налогоплательщику, все виды образования работника. Здесь же можно вести списки научных изобретений и публикаций, трудовую книжку в электронном виде (если кому-то это понадобится), список наград и поощрений работника, медицинские справки, данные о прививках и медосмотрах, список членов семьи работника, номера его домашних и служебных телефонов. Кстати, путем выставления отметки против номера телефона можно сформировать телефонные справочники по служебным или домашним телефонам. Очень удобно, особенно для крупных предприятий, имеющих собственные АТС. Соответствующий пункт в главном меню можно оформить в виде кнопочки, вызывающий справочник на экран.

Кроме телефонов, как дань современности, добавлено поле для адреса электронной почты.

История изменений структуры и штатного расписания предприятия формируется при каждом "исполнении" документа. Для того чтобы обратиться к истории, достаточно в табличной форме нажать на нужную кнопку и сразу появится информация о том, что происходило с данной штатной единицей или подразделением. Для того, чтобы организовать процедуру начального внедрения, предусмотрена процедура перенесения в историю исходного состояния. Впрочем, переносить состояние можно не только в начале деятельности, но и при любом удобном случае. Слепок делается как по штатному расписанию, так и по структуре подразделений. На основании этих слепков и последующих записей из документов можно восстановить структуру предприятия со штатным расписанием на любую дату. Разумеется, в архиве хранятся и анкетные данные уволенных работников.

Доступ к истории можно также получить, работая со штатным расписанием или штатной расстановкой. По специальной кнопке можно получить информацию о том, кто занимает ту или иную должность, посмотреть, кто ранее работал на этой должности. Если должность в данный момент свободна, об этом будет сообщено, но если кто-то уже работал на этой должности, будет предложено посмотреть фамилии этих работников.

При необходимости можно осуществить выход в Интернет или переход к домашней страничке, не выходя из программы. Для этого достаточно настроить WEB-адрес кнопки главного меню программы.

Для быстрого запуска часто используемых документов предлагается панель с кнопками "быстрого старта" (рис.4).

В подсистему "Учет кадров" включены и функции, относящиеся, скорее, к компетенции планового отдела. Есть штатное расписание с рассчитанным фондом оплаты труда и численностью персонала. Можно планировать фонд оплаты, начисления на этот фонд, численность работников, анализировать фактическое исполнение бюджетных статей, связанных с оплатой труда. На основании рассчитанного стажа работников можно получать данные для определения вознаграждений по итогам года, по выслуге лет. Благодаря включенному в состав подсистемы инструменту визуальной настройки "Мастера", пользователь может создать практически любые отчеты, имея полную и достоверную информацию, хранящуюся в базе данных КИС "КОМПАС".

Консультант компании "КОМПАС" Юрий Штыров

e-mail: yum@compas.ru