Маршрутизация документооборота в КИС "КОМПАС"

В Региональном выпуске Финансовой газеты N 46 за 2002 год была опубликована статья Игоря Якобсона "Документооборот в корпоративной информационной системе "КОМПАС". В ней рассказывалось о событийной (статусной) и подокументной модели документооборота в корпоративной информационной системе (КИС) и говорилось о том, что в текущей версии КИС "КОМПАС" реализован только подокументный вариант. Однако, жизнь не стоит на месте, и за время, прошедшее с момента публикации статьи, силами сотрудников московского представительства "КОМПАС - Центр" сделана доработка, с помощью которой в КИС было введено понятие статуса (основа событийной модели) и маршрута документа.

Характерно, что пакет был доработан без помощи производственного отдела фирмы "КОМПАС", т.е. не было изменено ни одной строчки исходного кода программ. Использовался только многократно описанный в прессе встроенный инструмент визуальной настройки "Мастера КОМПАСА". Это еще раз доказывает, что подобные кардинальные адаптации программного обеспечения могут проводить не только сотрудники фирмы - разработчика, но и работники ИТ-департаментов предприятий - Заказчиков.

Коротко опишем суть доработки.

До ее включения в тиражную поставку КИС "КОМПАС" предоставляла возможность вести реестры документов, распечатывать печатные формы, и отчеты. Была предусмотрена обработка документа в зависимости от определенного в справочнике "Типы документов" отношения к журналу хозяйственных операций, журналу взаиморасчётов, книгам продаж/покупок, кассе и складу. Пользователь имел возможность создавать новые типы документов как в уже существующих, так и в специально созданных таблицах.

Необходимость доработки была вызвана тем, что в существовавшем варианте система полноценно автоматизировала документооборот с точки зрения бухгалтерского учёта, но затрудняла решение некоторых задач чисто управленческого характера. Так, например, есть информация о проводке или оплате документа, но нет данных об "управленческом" статусе документов ("подписан", "завизирован", "отправлен на доработку" и т.п.). В результате целью данного проекта являлось создание в системе полноценного автоматизированного "управленческого" документооборота.

В системе было введено понятие "Маршрут документа". Под маршрутом понимается перечень состояний. Каждое состояние характеризуется следующими параметрами:

• дата поступления документа;
• срок исполнения в днях;
• дата фактического исполнения;
• код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа ("получатель" документа);
• код отдела и табельный номер, сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего текущее состояние документа ("отправитель");
• ожидаемый статус документа, т.е. статус который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;
• полученный статус документа - т.е. "выходной" статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;
• примечание (многострочный текст);
• путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа (например, файл MS Office, изображение, www - ярлык и т.п.).

Маршрут любого документа отображается в специальной табличной форме, которая вызывается из любого реестра документов (Рис.1). В ней видна вся история смены состояний интересующего нас документа. Незакрытые состояния выделены цветом.

На практике, как правило, работа идёт не с одним документом, а с целой их цепочкой (пачкой), которая порождена некоторым "первичным" или "базовым" документом. Например, заявка на поставку продукции порождает хозяйственный договор, счёт, платёжное поручение, накладные и счета - фактуры.

Каждый из документов цепочки имеет как текущее состояние, так и историю их смены. Одни из сотрудников должны разбираться только с одним типом документов, другие должны видеть всю цепочку и историю изменения состояний в целом. Чтобы реализовать такие возможности на панель инструментов с помощью "Администратора меню" были добавлены специальные кнопки. Нажатие одной из них приводит к вызову табличной формы "Привязанные дочерние документы", которая визуализирует всю пачку для текущей записи реестра (Рис. 2). При просмотре этой формы вторая дополнительная кнопка позволяет просмотреть интересующий пользователя дочерний документ в полноэкранном виде (Рис. 3).

Еще одна новая кнопка вызывает табличную форму "Маршруты всех дочерних документов" (Рис. 4). С помощью этой формы сотрудник - инициатор цепочки документооборота (например, менеджер, который готовит и ведёт сделку) или его руководитель видит полную картину состояния всех документов в пачке.

Кроме того, разработаны ещё две табличные формы, которые очень полезны для организации электронного документооборота. Первая из них привязана к конкретному сотруднику и показывает все документы, переданные ему на рассмотрение. Вторая дает руководителю представление об активных (незавершённых) цепочках документооборота по всему предприятию или отделу. В обоих случаях при отображении цветом выделяются "плановые", "критичные" и "просроченные" записи.

Передача документа от сотрудника к сотруднику оформляется путем ввода новой записи в маршрут документа с указанием срока исполнения и исполнителя.

Разработанная система позволяет не только полностью автоматизировать все бизнес - процессы, связанные с документооборотом предприятия, но и оперативно отслеживать состояние дел, выявлять критичные маршруты, анализировать качество работы сотрудников, а также повысить производительность труда всех служб компании.

С помощью "Мастеров КОМПАСА" можно легко адаптировать ПО к индивидуальной специфике конкретного Заказчика.

Ведущий консультант представительства "КОМПАС - Центр" Денис Кузнецов

e-mail: dk@compass-center.ru