Выбор методики внедрения КИС "КОМПАС"
В настоящее время большинство предприятий строят свои корпоративные информационные системы (КИС) на основе готовых (или, иначе говоря, тиражных) программных продуктов. Однако, когда предприятие, завершив тендер, приобретает тиражный вариант КИС, это еще далеко не все. Чтобы приобретенное ПО можно было использовать, его нужно внедрить, а это вовсе не такой легкий и простой процесс, как считают многие руководители. Сложность данного процесса хорошо понимают на западе, где информатизация управления предприятием началась раньше, чем у нас, а главное, шла гораздо интенсивней, в результате чего был накоплен большой опыт. По имеющимся у меня данным, на крупной американской фирме даже замена КИС на новую версию той же системы является значительным проектом на 1 - 1.5 календарных года, трудоемкостью в десятки человеко-лет.
Слово "проект" является очень удачным для понимания ситуации, поэтому в дальнейшем так и будем говорить "проект внедрения ПО".
В компании "КОМПАС", как и в практически любой консалтинговой фирме (а почти все разработчики делового ПО в России имеют консалтинговые подразделения) разработана методика внедрения каждой подсистемы и КИС в целом. Но т.к. на всех этапах имеется по несколько вариантов организации работ, то в случае конкретного проекта можно говорить о выборе подходящей методики внедрения.
В общем виде перечень этапов проекта выглядит следующим образом:
Два последних этапа не относятся собственно к внедрению, к этому времени проект считается завершенным, но т.к. и эти работы в подавляющем числе случаев совершаются в тесном сотрудничестве с консталтерами, то нельзя их здесь не упомянуть.
Последовательность этапов достаточно условна, часть работ разных этапов может осуществляться параллельно.
Обследование осуществляется в одном из трех вариантов:
Этот этап в том или ином виде просто необходим. В реальной жизни бывает, что Заказчик отказывается от обследования, желая сэкономить деньги. В этом случае, как правило, в скрытой форме обследование все равно проводится на этапе настройки ПО. Например, один из важнейших вопросов - доработка печатных форм. Если не было предпроектного обследования, то техническое задание на доработку форм составляется в процессе и за счет часов, отведенных на настройку.
Почему так происходит? Дело в том, что, как правило, тиражная КИС предназначена для работы на предприятиях самого разного размера и вида деятельности. Бизнес - процессы, связанные с отраслевой спецификой, в ней не учтены. Когда проводится первое внедрение в некоей отрасли "А", то за счет доработок и настроек на свет появляется так называемое отраслевое решение данной КИС (в западных материалах это принято называть "шаблон"). Как, наверно, уже понял читатель, второе, третье и т.д. предприятие отрасли "А" уже получает эти доработки в готовом виде, таким образом стоимость проекта резко снижается. Т.е., например, за счет завершенных проектов по внедрению подсистемы "КОМПАС: Управление персоналом" в ОАО "Ижорские заводы" и КИС "КОМПАС" на Рыбинском судостроительном заводе, остальные предприятия машиностроительной и судостроительной отраслей получают значительное преимущество. Именно поэтому при выборе системы всегда полезно осведомиться, в каких отраслях она уже была внедрена.
Тем не менее, помимо отраслевой, существует еще и индивидуальная специфика каждой компании. Она возникает за счет особенностей исторического развития, в процессе которого складываются индивидуальные формы бизнес - процессов, традиционные отчетные формы, без которых управляющий персонал уже не мыслит своей работы. Например, в случае подсистемы "Управление персоналом" встречаются огромные различия в методах стимулирования труда и мотивации сотрудников, которые зачастую являются ноу-хау конкретного ОТИЗа, в случае подсистемы "Учет затрат" существует специфика в распределении косвенных затрат пропорционально натуральным показателям и т.д., и т.п.
Впрочем, и здесь существует возможность сэкономить на настройках, в том случае, если консалтинговая фирма или разработчик ПО уже работали не просто на предприятиях Вашей отрасли, а на предприятиях с близкими путями исторического развития. Например, в компании, которая появилась на свет путем выделения из Вашей или, наоборот, является ее "матерью". Тем не менее, осмелюсь утверждать, что даже в этом случае на крупном промышленном предприятии какие-нибудь адаптации и/или настройки понадобятся в 99% случаев.
Если в проект входит внедрение бухгалтерской подсистемы, то в процессе обследования готовится, например, План Счетов, составляется перечень необходимых аналитических шифров, непредусмотренных в тиражной поставке бухгалтерских отчетов, производится выбор методов финансового анализа и многое другое.
В случае подсистемы "Управления персоналом" предметом любого обследования является, в первую очередь, анализ кодов начисления заработной платы, методов премирования, оформления сдельных нарядов, требуемых отчетных форм. При обследовании "Ижорских заводов", например, была дополнительно выявлена необходимость изменения системы обеспечения прав доступа персонала к информации, хранящейся в базе данных. По результатам обследования составляется ТЗ на разработку новых алгоритмов, форм ввода, отчетов, а самое главное - на настройку всех кодов начисления/удержания.
При обследовании предприятия на предмет автоматизации логистики обязательно проводится анализ на оптимальное разделение материалов и товаров на иерархические группы, изучается структура отпускных цен, составляется ТЗ на процедуры их расчета в зависимости от количества отпускаемого товара или статуса конкретного покупателя.
Для внедрения подсистемы "Учет затрат" анализируются принципы и алгоритмы распределения накладных расходов на конкретные шифры затрат пропорционально тем или иным показателям и т.д., и т.п.
Идеальным вариантом предпроектного обследования является ОБП. В этом случае бизнес - консультанты помогут совместить внедрение нового ПО с совершенствованием основных бизнес - процессов, дадут рекомендации, как на основе наисовременнейших достижений науки изменить структуру управления предприятием. Мне представляется логичным совместить два этих важных момента, каждый из которых в отдельности существенно влияет на жизнь фирмы. Два раза ломать - труднее, чем один.
По окончании обследования перед непосредственным началом внедрения необходимо создать рабочую группу (РГ) для проведения работ на всех этапах внедрения. РГ должна иметь полномочия по принятию решений, а также право оценки деятельности сотрудников предприятия - Заказчика, участвующих во внедрении. Важнейшим условием успешного внедрения является наличие у Заказчика грамотного и энергичного ответственного за внедрение КИС "КОМПАС".
Этап обучения распадается на 2 подэтапа:
Если со вторым подэтапом все ясно: будущие непосредственные операторы по заранее разработанной учебной программе учатся нажимать нужные кнопки в нужный момент, - то про первый следует рассказать чуть подробнее.
"Мастерам КОМПАСА" обучаются сотрудники ИТ-департамента Заказчика, системные администраторы. Закончив этот курс, они могут самостоятельно адаптировать подсистему к индивидуальным требованиям своего предприятия, не только готовя новые отчетные и экранные формы, но и изменяя структуру базы данных и разрабатывая новые алгоритмы.
Наличие мощного настроечного инструмента привело к тому, что некоторые Заказчики, желая сэкономить денежные средства за счет использования собственных сил, приобретают в "КОМПАСЕ" только обследование и обучение настроечному инструменту. Все остальные этапы внедрения, включая обучение конечных пользователей, они выполняют силами своего ИТ-департамента. Примером данного подхода может служить такой крупный клиент "КОМПАСА", как Псковэнерго.
Встречаются, правда, и совершенно противоположные случаи, когда и в процессе промышленной эксплуатации даже незначительные изменения заказываются у разработчика или его дилера. Все зависит от ситуации с денежными и трудовыми ресурсами на предприятии - Заказчике. Но я считаю, что даже если заранее известно, что будет выбрана тактика такого тотального аутсорсинга, обучение "Мастерам" проводить следует. Наличие в штате специалистов, способных адаптировать ПО без помощи разработчиков, дает предприятию чувство независимости и уверенности в завтрашнем дне.
Обучение может проводиться в самых разнообразных вариантах. В "КОМПАСЕ" разработаны типовые курсы обучения, но по желанию Заказчика могут быть составлены и специализированные программы. Сам процесс может проходить как на территории нашей фирмы или ее дилера, что дешевле, так и на территории Заказчика. Это более выгодно в том смысле, что позволяет избежать длительного отрыва сотрудников от работы.
На этапе настройки выполняются, в первую очередь, все работы, определенные в ТЗ, которое является итогом обследования. Но помимо этого, проводится еще множество других работ, связанных, например, с первоначальным заполнением всех системных справочников, да и вообще всего массива исходных данных. Я имею в виду и План Счетов, и перечень поставщиков/потребителей, и номенклатурный перечень, и штатное расписание предприятия, и кадровую картотеку, и перечень назначений, и набор кодов начислений/удержаний для каждого сотрудника (простейший пример: надо описать всех, кто платит алименты, указав конкретный процент), и картотеку Основных Фондов.
В наше время уже редко встретишь предприятие, на котором "КОМПАС" - первая система автоматизации, до сих пор весь учет велся вручную. Как правило, осуществляется переход с какой-то другой программы, зачастую с собственной разработки службы АСУ. В этом случае большую часть исходных данных можно импортировать из имеющейся базы. В результате, существенной частью этапа настройки является создание программ перекачки и их использование.
В зависимости от сроков внедрения, выделенных на него сил и средств, а также качества старой базы данных, объем работ по занесению первоначальной информации распределяется между представителями Заказчика и Исполнителя по-разному. Тем не менее, я считаю, что если есть малейшая возможность, большую часть этих работ следует возлагать на будущих операторов системы. И вовсе не только для того, чтобы сэкономить деньги Заказчика. Главное - процесс занесения является существенной частью обучения операторов, своего рода практическими занятиями. А консультант, как ВУЗовский преподаватель, осуществляет контроль и указывает на совершенные ошибки.
В заключение подытожу работы, выполняющиеся на этапе настройки:
На этапе опытно-промышленной эксплуатации внедрение полностью охватывает все бизнес - процессы по управлению персоналом и определяется график перевода системы в промышленную эксплуатацию. Опытно-промышленная эксплуатация может проводиться в одном из трех вариантов:
Естественно, что для полной уверенности в дальнейшей правильности всех расчетов желательно выбрать один из двух первых методов. Но это трудоемко, а иногда и просто невозможно. В частности, так практически никогда не делается, если система внедряется во вновь созданных структурах (т.е. нет полностью сформированной старой базы данных), как это было в части проекта внедрения "КОМПАСА" на "Ижорских заводах".
В параллельном варианте контроль правильности легко проводится за счет сличения сводных данных в старом и новом варианте. В отсутствие параллельного учета проводится выборочный ручной контроль по отдельным номенклатурным позициям, сотрудникам, основным средствам и т.п.
Этапом опытно-промышленной эксплуатации завершается собственно проект по внедрению подсистемы "КОМПАС: Управление персоналом". Дальше уже начинается плановая поставка Исполнителем новых версий, в основном связанных с изменением законодательства (поддержка КИС), и собственно промышленная эксплуатация ПО службами Заказчика.
Как видно из текста статьи, каждый из этапов может быть выполнен множеством различных способов. Выбрать правильный именно в данном конкретном случае вариант можно, только тщательно проанализировав сложившуюся на предприятии ситуацию.
Гл. эксперт компании "КОМПАС", к.т.н. Игорь Якобсон
e-mail: sensr@kompac.spb.su