Выбор корпоративной информационной системы

Современный этап автоматизации управления предприятием характеризуется как эпоха перехода от систем "кусочной" автоматизации к комплексным корпоративным информационным системам, с одной стороны, и от систем бухгалтерского учета к учету финансово-управленческому - с другой.

Сейчас редко встретишь фирму, в которой бухгалтеры сводят баланс на калькуляторах. Деятельность многих предприятий в основном уже автоматизирована, тем не менее этому процессу по-прежнему уделяется большое внимание. Это вызвано тем, что большинство систем автоматизации имеют "кусочную" природу: отдельные участки предприятия используют -свое программное обеспечение , не связанное со всеми остальными. При таком варианте единый отчет о деятельности предприятия можно получить только вручную, а об оперативном анализе состояния дел и говорить не приходится.

Часто во время обследования организации документооборота на различных предприятиях компания "КОМПАС" проводит анализ повторного ввода сведений в информационную систему. Приведем среднестатистические данные: два-три ввода одного документа, а для некоторых разновидностей количество вводов достигает 10-12 раз. При такой работе возрастает количество операторских ошибок, возникают расхождения, из-за которых к руководителю поступают различные данные из разных отделов, происходит задержка документов. Все это приводит к снижению управляемости фирмой.

Основными преимуществами комплексной системы автоматизации являются:

во-первых, единое поле данных, позволяющее повысить оперативность анализа всей совокупности информации и облегчить автоматическую подготовку новых разновидностей отчетов;

во-вторых, отсутствие повторного ввода. Документ, введенный один раз в корпоративную информационную систему, доступен всем пользователям (естественно, только тем, которые имеют соответствующие права доступа), что упрощает документооборот. После нажатия кнопки на экране появляется нужный документ. Более того, виден не только документ, но и его взаимосвязи. Поясним на примере. Бухгалтер, имея на экране бухгалтерскую проводку: Д-т 51, К-т 62, может посмотреть, когда и каким документом была произведена оплата, тут же поднять счет, счет-фактуру и увидеть, за что именно было заплачено. Сотрудник финансового отдела, имея на экране платежный документ, может поднять договор, вплоть до полного его текста, посмотреть отгрузку, ведущуюся на складе готовых изделий, и т.д. Но особенно важно то, что можно проследить взаимосвязь документов на любом этапе. Можно, например, идти и от конкретного партнера: находясь в справочнике контрагентов, посмотреть все заключенные с ним договоры, все платежи и счета-фактуры по любому выбранному договору и т.п. Все это позволяет осуществить система комплексной автоматизации "КОМПАС".

Особое внимание уделено управленческому учету, а бухгалтерские функции являются вторичными, поскольку для управленческого учета необходим ввод всех первичных документов. Применив к части из них автоматические процедуры бухгалтерской разноски, можно получить полный набор бухгалтерской и налоговой отчетности.

Однако на каждом предприятии имеется индивидуальная схема прохождения документов по инстанциям, и наборы аналитических справок, необходимых руководству, тоже обычно различаются в зависимости от сферы деятельности, степени автоматизации. Если к информационной системе помимо директора, финансового отдела, бухгалтерии, кадров, отдела труда и заработной платы подключены производство, технологический отдел, плановый отдел, отдел маркетинга и т.д., то требования к ней возрастают, а главное, в этой части они уже практически ничем, кроме стандартов, принятых на данном предприятии, не регламентируются. Следовательно, найти программу, абсолютно подходящую конкретному предприятию для полной автоматизации, весьма сложно. Для решения этой проблемы существуют три пути:

заказать разработку всей корпоративной информационной системы предприятия "под ключ". Это можно сделать, создав собственный отдел автоматизации или обратившись в фирму, специализирующуюся на подобных разработках;

приобрести тиражный пакет (легко настраиваемый программный продукт, который готов к использованию на предприятиях с различной отраслевой спецификой) и изменить все бизнес-процессы под эту конкретную программу;

купить функциональные программы для стандартных модулей ("Зарплата", "Кадры", "Сводный бухгалтерский учет" и т.п.) и заказать компании-производителю доработки нестандартных модулей ("Управление производством", "Учет затрат на производстве", "Планирование" и т.д.) по техническому заданию.

Опыт ведущих отечественных и западных фирм подтверждает, что на современном этапе третий путь является оптимальным в смысле соотношения "цена - качество". Однако надо иметь в виду, что не все производители программного обеспечения делают для своих клиентов доработки "под ключ" - при всей дороговизне таких разработок продавать стандартно функционирующие программы неизмеримо выгоднее, поэтому подобную схему работ следует учитывать уже в первоначальном договоре.

Следует также отметить, что метод "убрать все имеющееся и строить заново" не всегда пригоден. В связи с этим руководство, прежде чем принимать решение комплексной автоматизации, должно изучить программы, работающие на предприятии. Если какая-либо часть из них подходит (как сегодня, так и, предположим, через несколько лет), то не стоит их полностью ликвидировать. Необходимо проанализировать возможности адаптации и обязательно выявить пути, по которым возможна интеграция с другим программным обеспечением. Остающиеся функционировать на предприятии программные продукты должны абсолютно вписываться в планируемую корпоративную информационную систему.

При приобретении системы, которая позволила бы автоматизировать все участки деятельности предприятия и смогла бы дорабатываться под его специфику, следует обратить внимание на поставщика системы. Именно от него во многом зависит успех ее внедрения.

На российском рынке делового программного обеспечения существуют системы, разработанные в России, и системы западного производства, адаптированные для России. И у тех, и у других есть свои преимущества и недостатки. К преимуществам западных систем можно отнести выполнение большего числа управленческих функций, помогающих при принятии решений, к недостаткам - изначальное предположение о функционировании в условиях относительно стабильного финансового законодательства. Их чаще всего можно настраивать один раз, а не менять постоянно. Западным системам подчас "не понятны" особенности российского финансового учета, что заставляет сегодня даже представителей ведущих западных консалтинговых и аудиторских фирм говорить о том, что для автоматизации управления финансами в России подходят только отечественные программы.

Т. ЛЕБЕДЕНКО

Компания "КОМПАС"

e-mail: market@compass.spb.ru