Организация банковского документооборота средствами ERP-системы "КОМПАС"

Одним из существенных методов повышения конкурентоспособности современного банка, улучшения качества обслуживания клиентов является стандартизация и автоматизация банковского документооборота.

Помочь в этом призвано отраслевое решение ERP-системы "КОМПАС" для банков (уже внедренное в московских РосЕвроБанке и Декабанке, иркутском АКБ "Радиан", ЗАО "Банк Кредит Свисс (Москва)" и др.). Это решение обеспечивает в связке с АБС "Новая Афина", "БИСквит", "Гефест", "RS-Bank", "Next" сквозную автоматизацию банковской деятельности, поддерживая следующие функции:

• внутренняя бухгалтерия банка - управление имуществом, учет материальных запасов, расчет зарплаты, учет капитальных вложений, учет операционной аренды ОФ и прочего имущества, аналитический учет затрат по департаментам банка, учет расчетов с подотчетными лицами, учет доходов и расходов будущих периодов, закрытие операционного дня, типовые проводки и процедуры, выдача отчетности в стандартах МСФО и GAAP;
• управление персоналом - кадровый учет, управление мотивацией, управление обучением и переподготовкой персонала, автоматизированная оценка персонала на основании профилирования должностей и формирования моделей компетенции, управление рекрутингом;
• бюджетирование;
• автоматизация маркетинга;
• маршрутизация документооборота (DocFlow);
• автоматизация уникальных бизнес-процессов любого банка.

Остановимся только на одной из функций системы - DocFlow, т.е. на организации автоматизированных процедур прохождения документов (маршрутов), в процессе которых документ постепенно меняет свой статус от "черновик" до "подписан".

Подсистема маршрутизации документов ERP-системы "КОМПАС" позволяет:

• Занести шаблон в справочник шаблонов маршрутов документов;.
• Описать шаблон маршрута документа, в том числе разветвленный и циклический.
• Скопировать шаблон маршрута для дальнейшей корректировки;
• Откорректировать шаблон маршрута.
• Приписать маршрут к документу.
• Переопределить маршрут документу.
• Отключить маршрут от документа.
• Активизировать маршрут документа.
• Послать сообщение (уведомление) исполнителю о том, что документ находится на таком этапе маршрута, который требует действий исполнителя (то есть напомнить исполнителю, что нужно работать с документом). Такое сообщение можно многократно дублировать в ходе контроля выполнения маршрутом документа. Сообщение может посылаться как по электронной почте, так и через специализированную "напоминалку", окно которой автоматически всплывает на компьютере пользователя, зарегистрировавшегося под нужным логином, при достижении заданного времени напоминания.
• Разграничить доступ к операциям по корректировке приписанного к документу маршрута.
• Использовать для документа "жесткий" (описанный шаблоном) и "гибкий" (формирующийся в процессе работы над документом) маршруты. Это необходимо, потому что 100% стандартизация - не всегда возможна, в некоторых случаях исполнитель должен иметь "зазор".
• Установить длительность этапа не только в целых днях, но и в часах в течение дня;
• Задать дельту в днях даты начала нового этапа от даты завершения предыдущего этапа.
• Рассчитать базовый маршрут, исходя из задания желаемой даты и времени выполнения любого этапа. Рассчитывается время начала каждого этапа. Этот аппарат может использоваться в целях планирования двояким образом: рассчитывать предполагаемую дату и время завершения создания документа в зависимости от времени начала работы и, наоборот, задать предполагаемое время завершения, а рассчитать время, когда работы следует начать.
• Проконтролировать на каком этапе выполнения находится в данный момент любой документ, выявить просроченные этапы DocFlow.

В системе имеется справочник типов маршрутов, который позволяет привязать каждый шаблон к тому или иному типу документа (рядовой пользователь ограничен этими привязками). Если к одному типу привязано несколько маршрутов, то можно указать умолчание. Все маршруты авторизованы.

Ниже приводится основная последовательность использования программы.

Описывается перечень этапов в каждом стандартном маршруте. При описании каждому этапу ставится в соответствие перечень переходов на другие этапы. В зависимости от того, какой статус приобретает документ по окончании этапа, переход может осуществляться в разные узлы маршрута, в том числе и на те, которые уже проходились (это может быть связано, например, с необходимостью доработки документа).

В момент создания к документу автоматически приписывается типовой маршрут, который далее и "живет" вместе с ним. Система может провести расчет плановых сроков выполнения каждого из этапов, если задать срок выполнения базового.

В процессе обработки документа ответственный исполнитель этапа меняет статус его выполнения. В зависимости от проставленного статуса осуществляется переход к следующему (а может, и возврат к предыдущему) этапу с одновременной отсылкой уведомления его ответственному исполнителю.

Важнейшей возможностью являются функции постоянного мониторинга процесса подготовки документа. Руководитель может осуществлять контроль по полю "состояние этапа", которое присутствует в описании выполняемого маршрута. Еще одним средством контроля является возможность видеть, на каком этапе маршрута находится тот или иной документ и кто является исполнителем этапа.

Дополнительным преимуществом ERP-системы "КОМПАС" являются расширенные возможности управления формированием пакета документов.

Инструмент описания маршрутов позволяет контролировать выполнение произвольных условий при изменении статуса документа. Например, можно описать, что для завершения какого-либо этапа необходимо наличие целого перечня дополнительных документов. Если они до сих пор не подготовлены, система не позволит изменить статус основного документа.

Кроме того, можно "приказать" системе автоматически генерировать любые учетные записи, в том числе дополнительные документы с переносом в них уже введенных данных по заданному списку. Можно даже автоматически добавлять новые этапы маршрута в зависимости от результатов завершения существующих.

Следует отметить, что стандартизация маршрутов прохождения документов с автоматическим контролем соблюдения стандартов является важнейшим элементов системы менеджмента качеством любого финансового учреждения.

Гл. эксперт компании "КОМПАС", к.т.н. Игорь Якобсон

e-mail: gal-gri@yandex.ru