Персонально о каждом
Учет кадров - запросы стремительно растут

Развитие прикладного программного обеспечения для малого и среднего бизнеса в последнее десятилетие повторило путь разделения труда, произошедшего в реальной жизни. Вначале, всю работу по учету средств предприятия пытался вести сам хозяин. Затем, по мере усложнения задач и расширения собственного дела, эти функции перекладывались на других работников. Конечно, в первую очередь это были бухгалтеры. И швец, и жнец, и на дуде игрец - вот краткий портрет бухгалтера небольшого предприятия образца 90-х годов прошлого столетия. Отчеты по бухгалтерии, отчеты по статистике… рук не хватало. В ход пошли калькуляторы и пишущие машинки. Вызывающий сегодня усмешку молодежи 286-й компьютер с жестким диском аж в целых 40 мегабайт был большой редкостью. Примерно такой же редкостью, как сегодня офис, без какого бы то ни было компьютера вообще. И программки на нем были крохотные, решающие самые насущные задачи: печать на грохочущем матричном принтере-мастодонте, да ведение первички и журнала хозяйственных операций. Одним словом, калькулятор с печатью.

Однако бухгалтеру этого было мало. Ну не упомнить ему всех своих работников и партнеров, не уследить за всеми изменениями в Законодательстве! И вот на свет появляются интегрированные программы для автоматизации работы специалиста на все руки. Здесь есть все под одной крышкой: и расчет зарплаты, и ведение основных средств, и учет товаров на складе. Но растут фирмы, все больше становится сотрудников, все больше номенклатура товаров на складе. Единственный бухгалтер уже не справляется с работой даже при помощи компьютера, подросшего в размерах памяти и жесткого диска. И у бухгалтера появляется помощник, который берет на себя часть функций. Для этого работника выделяется свой программный продукт, специальный. И компьютер на столе теперь уже вовсе не редкость, не экзотика, а непременный инструмент для работы.

Так и идет процесс: растут фирмы, растут объемы перерабатываемой информации, все более сложным становится Законодательство и изощреннее отчеты. Интегрированные программы начинают делиться на специализированные подсистемы, охватывая все новые сферы деятельности. Последним оплотом ручного труда оставались только отделы кадров. Отчасти оттого, что на небольших предприятиях кадровый учет ведется "по упрощенной системе" (читай - спустя рукава), отчасти потому, что на крупных предприятиях автоматизация давно была проведена "хозяйственным способом". Кроме того, не последнюю роль в этом процессе, а точнее - в его отсутствии, играет и "человеческий фактор". Многие работники отделов кадров привыкли работать по старинке и панически боятся компьютеров. Но и здесь наметились перемены. Коль скоро приходится вводить данные на работника, необходимые для расчета заработной платы, представления данных в пенсионный фонд, отчего не использовать в этой работе кадровиков?

Вот так, вслед за другими, и появились в подавляющем большинстве современных корпоративных информационных систем (КИС) новые модули, включающие в название слова "кадровый учет" или просто "кадры". В большинстве случаев поначалу "Кадры" были просто вырезкой из модуля "Расчет зарплаты" и ограничивались ведением анкетных данных на работника, да необходимых настроек для учета многочисленных налоговых тонкостей. Но в отделе кадров много своих, специфических отчетов, никак не связанных с бухгалтерским учетом и, почему бы, не помочь кадровикам в их составлении? Да и спрос на автоматизацию таких функций, как планирование переподготовки персонала, управление мотивацией, контроль квалификации и т.п., постоянно растет. А спрос, как известно, порождает предложение.

Короче говоря, функционал кадровых подсистем КИС существенно подрос за последние годы, и в этом росте имеются вполне определенные тенденции. Опишу часть из них. Естественно, я буду делать это, в основном, на примере наиболее близкого мне программного продукта: КИС "КОМПАС". Но анализ других КИС показывает, что они тоже идут по сходному пути развития.

Надо заметить, что самые сложные системы учета кадров характерны не просто для крупных, а для бюджетных предприятий. А особенно сложным вариантом являются ВУЗы. Почему? Да просто потому, что по сложившейся традиции при организации работы с преподавательским составом требуется учитывать гораздо большее число персональных параметров. Поэтому не удивляйтесь, что в моих описаниях встретите немало ВУЗовской специфики.

Однако, вернемся к нашим баранам: Прежде всего, имеется тенденция к ужесточению схемы компьютерного документооборота - запрещаются любые изменения непосредственно в действующих таблицах: структуре предприятия, штатном расписании. Все изменения проводятся только на основании документов. В жизни так оно и есть, изменять структуру можно только установленным порядком. Попутно такой порядок позволяет сформировать историю изменения структуры предприятия, поскольку соответствующая запись заносится в специальные таблицы одновременно с "исполнением" документа для основных таблиц. По любой штатной единице или структурному подразделению можно отследить все изменения: когда, и каким документом вводили, когда изменяли названия, переподчиняли, сокращали… Можно узнать и фамилию оператора, сделавшего изменения. Для получения этой информации достаточно нажать кнопку на панели инструментов в соответствующей табличной форме.

Процедуру внесения изменений в существующие таблицы рассмотрим более подробно на примере введения нового подразделения в структуру предприятия.

Для создания нового отдела или лаборатории формируется проект приказа на создание новой структурной единицы. Его можно распечатать и отнести на согласование. При этом можно запланировать численность штатных единиц и фонд оплаты для нового подразделения, "прикрепить" руководителя. Можно вносить коррективы в электронный вариант приказа, снова распечатывать и снова нести на согласование. После того, как все необходимые визы будут собраны и приказ подписан на бумаге, его нужно исполнять. Порядок исполнения приказа включает в себя два этапа. На первом изменяется статус документа, он "подписывается". После этого программа никакие изменения вносить в него не разрешит, процедура проверки статуса документа сообщит о недопустимости такого действия. "Подписанный" приказ можно только исполнять (или оставить его - на память о проделанной работе). При выполнении процедуры исполнения проверяется корректность названия нового подразделения и, если все ОК, новое подразделение появится в дереве, отображающем структуру предприятия. Одновременно с этим будет сформирована строка, состоящая из названий вышестоящих отделов.

После того как новое подразделение создано, его нужно наполнить штатами. Для этого существует процедура ввода штатных единиц. Точнее, две процедуры. Первая - введение новой штатной единицы, вторая - перемещение существующей из другого подразделения.

Кроме тарифной части, оплата труда включает в себя всевозможные надбавки. "КОМПАС" предоставляет возможность назначать надбавки на должность в процентах от установленного оклада или часовой тарифной ставки. Надбавки за ученую степень установлены в твердой сумме и рассчитываются в зависимости от ее значения и минимального размера оплаты труда. Достаточно выбрать из предложенных значений степень доктора или кандидата наук, и программа сама установит сумму надбавки. В связи с тем, что этот специфический вид надбавки имеет привычку несколько "запаздывать" с изменением относительно сроков повышения минимального размера оплаты труда, "КОМПАС" вынужден учитывать и эту особенность.

Процедура подготовки и исполнения приказов на действия со штатным расписанием аналогична процедуре внесения изменений в структуру предприятия. Она также содержит этапы разработки, "подписания" и "исполнения".

Перевод штатной единицы из одного подразделения в другое осуществляется путем переноса данных по сокращаемой единице во вновь создаваемую. При этом перемещаться могут не все ставки по сокращаемой должности, а столько, сколько нужно. Перенос данных осуществляется нажатием кнопки в табличной форме проекта приказа. Переносимые значения для новой должности можно скорректировать. При создании приказа на сокращение штатных единиц выполняется проверка на занятость. Если обнаружены работники с назначениями, действующими на дату сокращения штатной единицы, то будет сформирован список таких работников, который можно распечатать для принятия решения о трудоустройстве данных работников. В этом случае приказ выполняется частично, только по свободным штатным единицам. О том, что приказ выполнен частично, свидетельствует статус документа в реестре приказов. Для завершения исполнения приказа необходимо закрыть действующие назначения у всех работников, и вновь запустить процедуру исполнения приказа.

При сокращении штатной единицы процедура проверки на занятость аналогична предыдущему случаю. Однако, в этом случае, при "исполнении" приказа, все действующие назначения работников закрываются, а работники выводятся "за штат". Это осуществляется путем изменения кода категории работников. Выведенных "за штат" работников не трудно обнаружить в кадровой картотеке, поскольку, оказавшись "без места", их фамилии "всплывают" в верхнюю часть таблицы. Другой вариант обнаружения "работников без места" - просмотр таблицы штатной расстановки. Здесь строки работников, не имеющих действующего назначения, могут быть заблаговременно выделены по фильтру - цветом. Впрочем, цветная фильтрация может быть применена и в кадровой картотеке к различным категориям работников: уволенным, совместителям, находящимся в декретном отпуске... Цвет пользователь может устанавливать как для строк, так и для шрифта. Главное здесь - не забыть, что означает тот или иной цвет надписи.

Дальнейшее изменение структуры предприятия может происходить путем ликвидации подразделений, их слияния, изменения наименования или статуса подразделения. Для выполнения этих преобразований предусмотрены собственные процедуры создания документов и их исполнения. Если в случае с изменением наименования или статуса подразделения (была лаборатория, реорганизована в производственный участок), никаких особых препятствий не возникает, то в случае ликвидации, переподчинения или слияния подразделений обязательно нужно контролировать наличие действующих назначений. Что и выполняется программой. Особый интерес вызывает процедура создания нового подразделения путем объединения существующих. При этом происходит передача всех штатных единиц из сливаемых отделов в новое подразделение. Если для штатных единиц передача в другое подразделение не более, чем пересчет кода подчинения, то для работников это может повлечь существенное изменение условий труда, а поэтому необходимо получить их согласие на перевод. Список работников, подлежащих переводу, программа формирует аналогично уже рассмотренной процедуре сокращения штатной единицы.

Если до момента исполнения документа штатные единицы не будут освобождены, то эти работники выводятся за штат, также как и в случае сокращения штатных единиц. Аналогично выполняется процедура прямой ликвидации подразделения с той разницей, что штатные единицы никуда не передаются, а закрываются.

Одно из самых трудоемких занятий работника отдела кадров - подсчет различных видов стажа работника. Рассматриваемый кадровый модуль позволяет автоматизировать процесс расчета любого вида стажа и сохранение результатов в специальной таблице. Стаж можно считать нарастающим итогом, можно - в дискретном режиме, например научный или педагогический. Программа предусматривает хранение ранее подсчитанного стажа и дату, на которую расчет выполнялся.

Если нужен расчет нарастающим итогом, вводим новую дату и выполняем расчет. Если стаж прервался, но может быть просуммирован с ранее подсчитанным, нужно изменить дату предыдущего расчета на дату возобновления работы. После этого вводится дата окончания расчетного периода (Рис.2). Результаты расчета записываются в базу данных. Полученные данные хранятся в специальной таблице, которую можно сортировать, фильтровать или формировать на ее основании нужные отчеты. Существует возможность расчета стажа группе работников или по всему предприятию на назначенную дату, например для подсчета вознаграждения по итогам работы за год.

Модифицированная подсистема "Учет кадров" позволяет также выполнять такую непростую работу как формирование графика отпусков на предприятии. График формируется по подразделениям. При этом списки работников могут быть загружены полностью на все подразделения или набраны в режиме "один за другим". Таким образом, можно формировать графики для любой группы сотрудников. Графики можно корректировать, изменяя даты начала и окончания отпуска. Перед составлением табеля учета рабочего времени за месяц данные из графика отпусков могут быть перенесены непосредственно в таблицу отпусков и неявок, а затем в табель учета рабочего времени.

При введении новой штатной единицы нужно определить размер ее оплаты. Оплату можно назначить по единой тарифной сетки (ЕТС), выбирая необходимую часовую тарифную ставку или оклад (такая процедура особенно характерна для "бюджетников"). Можно вводить собственные справочники тарифных сеток и пользоваться ими. При выборе размера оплаты в штатное расписание автоматически заносится и разряд оплаты из справочника тарифной сетки. Справочники тарифных сеток можно пересчитывать в соответствии с изменением минимальной оплаты труда или по другой причине. При этом можно осуществить процедуру автоматического пересчета установленных окладов и связанных с ними надбавок в штатном расписании и штатной расстановке.

Еще один предлагаемый вариант назначения оплаты - в процентах от базовой должности. По существующему на многих предприятиях положению оклад штатного заместителя рассчитывается в процентах от замещаемого руководителя. Для того, чтобы штатная единица руководителя появилась в справочнике, достаточно сделать отметку о том, что он может иметь заместителя. Теперь при назначении оклада заместителю нужно указать процент оклада и выбрать из справочника должность руководителя. Программа рассчитает и запишет не только размер оклада, но и должность, от которой он определялся. Базовый оклад может быть назначен по ЕТС, установлен персонально или, в свою очередь, рассчитан от другого оклада. Единственное ограничение - оклад заместителя не может быть равным окладу своего патрона. Все как в жизни!

Кроме тарифной части, оплата труда включает в себя всевозможные надбавки. Поэтому предоставляется возможность назначать надбавки на должность в процентах от установленного оклада или часовой тарифной ставки. Надбавки за ученую степень установлены в твердой сумме и рассчитываются в зависимости от самой степени и минимального размера оплаты труда. Достаточно выбрать из предложенных значений доктора или кандидата наук, и программа сама установит сумму надбавки. В связи с тем, что этот специфический вид надбавки имеет привычку несколько "запаздывать" со стартом после повышения минимального размера оплаты труда, приходится учитывать и эту особенность.

Процедура подготовки и исполнения приказа на действия со штатным расписанием аналогична процедуре внесения изменений в структуру предприятия. Она также содержит этапы разработки, "подписания" и "исполнения".

Перевод штатной единицы из одного подразделения в другое осуществляется путем переноса данных по сокращаемой единице в создаваемую. При этом перемещаться могут не все ставки по сокращаемой должности, а столько, сколько нужно. Перенос данных осуществляется нажатием кнопки в экранной форме проекта приказа. Переносимые в новую должность значения можно откорректировать. При создании приказа на сокращение штатных единиц выполняется проверка на занятость. Если обнаружены работники с назначениями, действующими на дату сокращения штатной единицы, то будет сформирован список таких работников, который можно распечатать для принятия решения об их трудоустройстве. В этом случае приказ выполняется частично, только по свободным штатным единицам. О том, что приказ выполнен частично, свидетельствует статус документа в реестре приказов. Для завершения исполнения приказа необходимо закрыть действующие назначения у всех работников и вновь запустить процедуру исполнения приказа.

При сокращении штатной единицы процедура проверки на занятость аналогична. Однако, в этом случае при "исполнении" приказа все действующие назначения закрываются, а работники выводятся "за штат". Это может осуществляться, например, путем изменения кода категории работников. Выведенные "за штат" сотрудники должны легко обнаруживать в кадровой картотеке. Например, за счет того, что, когда они оказываются "без места", их фамилии "всплывают" в верхнюю часть таблицы. Другой вариант обнаружения "работников без места" - просмотр таблицы штатной расстановки. Здесь строки работников, не имеющих действующего назначения, могут быть заблаговременно выделены по фильтру - цветом. Впрочем, цветная фильтрация может быть применена и в кадровой картотеке к различным категориям работников: уволенным, совместителям, находящимся в декретном отпуске... Главное здесь - не забыть, что означает тот или иной цвет.

Дальнейшее изменение структуры предприятия может происходить путем ликвидации подразделений, их слияния, изменения наименования или статуса подразделения. Для выполнения этих преобразований предусматриваются собственные процедуры создания документов и их исполнения. Если в случае с изменением наименования или статуса подразделения (была лаборатория, реорганизована в производственный участок), никаких особых препятствий не возникает, то в случае ликвидации, переподчинения или слияния подразделений обязательно нужно контролировать наличие действующих назначений. Что и выполняется программой. Особый интерес вызывает процедура создания нового подразделения путем объединения существующих. При этом происходит передача всех штатных единиц из сливаемых отделов в новое подразделение. Однако, если для штатных единиц передача в другое подразделение не более, чем пересчет кода подчинения, то для работников это может повлечь существенное изменение условий труда, а поэтому необходимо получить их согласие на перевод. Список работников, подлежащих переводу, программа формирует аналогично уже рассмотренной процедуре сокращения штатной единицы.

Если до момента исполнения документа штатные единицы не будут освобождены, то эти работники выводятся за штат, так же, как и в случае сокращения штатных единиц. Аналогично выполняется процедура прямой ликвидации подразделения, с той разницей, что штатные единицы никуда не передаются, а закрываются.

Одно из самых трудоемких занятий работника отдела кадров подсчет различных видов стажа работника. Каких только вариантов здесь не существует! Качественный кадровый модуль позволяет автоматизировать процесс расчета любого вида стажа и сохранение результатов в специальной таблице. Стаж можно считать нарастающим итогом, можно считать его и в дискретном режиме, например научный или педагогический. Программа предусматривает хранение ранее подсчитанного стажа и дату, на которую расчет выполнялся.

Если нужен расчет нарастающим итогом, вводим новую дату и выполняем расчет. Если стаж прервался, но может быть просуммирован с ранее подсчитанным, нужно изменить дату предыдущего расчета на дату возобновления работы. После этого вводится дата окончания расчетного периода. Рассчитаем, запишем в базу данных. Полученные данные хранятся в специальной таблице, которую можно сортировать, фильтровать или формировать на ее основании нужные отчеты. Существует возможность расчета стажа группе работников или по всему предприятию на назначенную дату, например для подсчета вознаграждения по итогам работы за год.

Современная подсистема "Кадры" позволяет также выполнять такую непростую работ как формирование графика отпусков. Он формируется по подразделениям. При этом списки работников могут быть загружены полностью по всем действующим назначениям или набраны в режиме "один за другим" по одному работнику. Таким образом, можно формировать графики для любой группы сотрудников. Графики можно корректировать, изменяя даты начала и окончания отпуска. Перед составлением табеля учета рабочего времени за месяц данные из графика отпусков могут быт перенесены непосредственно в таблицу отпусков и неявок, а затем в табель учета рабочего времени.

Значительно подросло за последние годы и количество атрибутов, хранящихся в электронной личной карточке. Объем информации, вводимой для каждого работника, позволяет формировать на ее основе личную карточку по форме Т-2, личную карточку научно - педагогического работника по форме Т-4, другие кадровые отчеты. В ней хранятся данные по воинскому учету, по работнику как налогоплательщику, все виды образования работника. Здесь можно вести списки научных изобретений и публикаций, сведения обо всех видах образования, перечень курсов повышения квалификации, трудовую книжку в электронном виде, список наград и поощрений работника, медицинские справки, данные о прививках и медосмотрах, список членов семьи работника, номера его домашних и служебных телефонов и многое другое. Кстати, путем выставления отметки против номера телефона можно сформировать телефонные справочники по служебным или домашним телефонам. Очень удобно, особенно для крупных предприятий, имеющих собственные АТС. Соответствующий пункт в главном меню можно оформить в виде кнопочки, вызывающий справочник на экран. Кроме телефонов, как дань современности, добавляется поле для адреса электронной почты.

История изменений структуры и штатного расписания предприятия формируется при каждом "исполнении" документа. Для того, чтобы обратиться к истории, достаточно в табличной форме нажать на нужную кнопку и сразу появится информация о том, что происходило с данной штатной единицей или подразделением. Для того, чтобы в истории предприятия была "печка", от которой можно танцевать, предусматривается процедура перенесения в историю исходного состояния. Впрочем, переносить состояние можно не только в начале деятельности, но и при любом удобном случае. Слепок делается как по штатному расписанию, так и по структуре подразделений. На основании этих слепков и последующих записей из документов можно восстановить структуру предприятия со штатным расписанием на любую дату. Разумеется, в архиве хранятся и анкетные данные уволенных работников.

Своеобразный исторический экскурс можно совершить, работая со штатным расписанием или штатной расстановкой. По специальной кнопке можно получить информацию о том, кто занимает ту или иную должность, посмотреть, кто ранее на ней работал. Если должность в настоящий момент свободна, об этом будет сообщено, но если кто-то уже работал на этой должности будет предложено посмотреть фамилии этих работников.

Что дальше? Кто остался без своего автоматизированного рабочего места? Ах, да ведь это плановый отдел! Ну что ж, некоторые КИС подготовили кое-что в этом направлении и в кадровом модуле.. Есть штатное расписание с рассчитанным фондом оплаты труда, и численностью персонала. Можно планировать фонд оплаты, начисления на этот фонд, численность работников, анализировать фактическое исполнение бюджетных статей, связанных с оплатой труда. На основании рассчитанного стажа работников можно получать данные для расчета вознаграждений по итогам года, по выслуге лет. Да мало ли, чем может дополнить тиражное ПО сам пользователь, имея генератор отчетов и полную и достоверную информацию, которая хранится в базе данных кадровой подсистемы!

Консультант компании "КОМПАС" Юрий Штыров

e-mail: yum@compas.ru