По-людски надо!
Управление персоналом: шаг вперёд и ни шагу назад
Если резюмировать все, что происходило в 2005 году в области автоматизации управления предприятием, то лично для меня самым ярким явлением стало резкое повышение спроса на ряд функций автоматизированного управления персоналом.
Традиционно все задачи, решаемые автоматизированными системами управления персоналом (Human Resource Management - HRM), т.е. программными комплексами, направленными на автоматизацию отдела труда и заработной платы, расчетной группы бухгалтерии, отдела еадров, отдела подготовки кадров и других служб кадрового менеджмента, делятся на 3 части:
Обратите внимание на название третьей части: часто возникает недопонимание, когда функционал системы в целом путают с наименованием одной из подсистем. Чтобы избежать такого смешения терминов, мы в компании "КОМПАС", да и многие наши коллеги, разработчики делового программного обеспечения, стали называть весь приведенный в этом списке перечень "высшими функциями управления персоналом". Но расплывчатость данного определения привела к тому, что после некоторых размышлений оно было заменено нами на "управление трудовыми ресурсами". За неимением общепринятого термина именно им мы и будем пользоваться в данной статье.
Чтобы пояснить мысль, сформулированную в первом абзаце статьи, нужен небольшой исторический экскурс.
Еще на заре автоматизации в советские времена очень много внимания уделялось расчету заработной платы. И неудивительно: это трудоемкий процесс, включающий множество вычислительных операций, в которых человек легко может совершить ошибку, а вычислительная машина (тогда еще не шло речи о персональных компьютерах) справится с ними легко и, главное, быстро.
Гораздо позже приступили к автоматизации функций кадрового учета, но, тем не менее, этот процесс также начался еще до перестройки. Вплоть до начала 1990-х годов специализированные программы для автоматизации кадровых служб пользовались достаточной популярностью, но затем рынок этого ПО резко сузился. Что неудивительно, так как начало 90-х ознаменовалось развалом крупных государственных и постгосударственных предприятий. На авансцену вышел малый бизнес, а ему было не до кадровых изысков, хватало и простейших бухгалтерских функций.
Все это не могло не повлиять на функциональный состав программных продуктов, предлагаемых на рынке автоматизированных систем управления предприятием. Это хорошо видно и на примере нашей компании: в начале 1990-х годов специализированный модуль кадрового учета исчез из прайс-листов компании, остались только минимальные функции, необходимые для поддержки расчета зарплаты, и реализованные прямо в соответствующем модуле.
Ситуация изменилась в конце 1990-х годов, когда выросли новые компании, стали возрождаться и некоторые старые крупные предприятия, на рынок вышли филиалы и отделения ведущих западных компаний. Среднесписочная численность сотрудников начала расти, количество информации, обрабатываемой кадровиками, вновь стало превышать возможности ручной обработки. Спрос породил предложение, и во многих отечественных системах управления персоналом ("КОМПАС" не была исключением) функции кадрового учета начали развиваться семимильными шагами.
А как же обстояло дело с управлением трудовыми ресурсами? Практически никак. Оно и на Западе-то используется пока не самым активным образом. Это сравнительно новая область автоматизации. Развитие функционала по управлению трудовыми ресурсами у ведущих мировых поставщиков HRM-систем пришлось как раз на годы становления рынка в России.
Только в последние несколько лет эти функции начали пользоваться спросом у отечественных предприятий, но все равно до сих пор внедрение соответствующих систем носило единичный характер. В 2004 - 2005 годах спрос начал расти, причем темпы роста в 2005 году резко превышают прошлогодние. Время действительно массового спроса, на мой взгляд, еще впереди. Но в том, что он будет, я не сомневаюсь.
Почему автоматизированное управление трудовыми ресурсами развивается у нас с таким опозданием? Представляется, что спрос на подобные системы определяется следующими факторами:
Мне кажется, что полная совокупность этих трех условий проявилась в России совсем недавно.
Естественно, что отечественные разработчики систем управления персоналом (и "КОМПАС" в том числе) тут же откликнулись на повышение спроса и начали встраивать функции управления трудовыми ресурсами в свои программные продукты. Казалось бы, стоит ли так поступать, если мировые лидеры в этой области ушли далеко вперед, а российские предприятия все равно используют в своей деятельности реализованные в них методики? Конечно, отечественные системы успешно конкурируют с западными за счет гораздо более приемлемой цены, но есть и еще одна тонкость.
Наибольший эффект от внедрения этого продвинутого функционала достигается только при совместной эксплуатации в едином информационном пространстве с двумя остальными упомянутыми выше частями систем управления персоналом. А не секрет, что западные программы расчета заработной платы не очень хорошо адаптируются к российскому законодательству, да и к российской практике оплаты труда. Вот и получается, что чаще всего выгоднее приобрести полноценную отечественную систему, а не приспосабливаться к импортным технологиям расчета зарплаты.
Кроме того, отставание от зарубежных конкурентов имеет и положительный аспект: ведущие отечественные разработчики впитывают последние достижения мировых лидеров, имея возможность миновать некоторые этапы проб и ошибок. Как следствие - отставание очень быстро сокращается.
Каковы же функции автоматизированного управления трудовыми ресурсами и что дает их внедрение кадровым службам? Не будем заострять внимание на таких общеизвестных эффектах от автоматизации как сокращение количества рутинных операций и снижение трудоемкости по выпуску кадровых документах. Этого результата позволяет добиться даже внедрение простейшего кадрового учета. Поговорим о менее очевидных вещах.
Оценка персонала
В первую очередь следует упомянуть автоматизированную оценку персонала. Она должна базироваться на описании профиля каждой должности из штатного расписания (профиль должности - базовый компонент всей подсистемы управления трудовыми ресурсами). Одной из составляющих частей профиля является перечень компетенций, выбранный из соответствующего справочника. Для каждой компетенции проставляется нормативная оценка, которую необходимо иметь специалисту для успешного выполнения должностных обязанностей, а также весовой коэффициент, характеризующий важность именно этой области знаний и навыков.
Кроме того, в профиль должности включается перечень оценочных мероприятий с указанием необходимой частоты их прохождения соответствующими сотрудниками. Каждая оценка может производиться по присущей ей специфической шкале, которая также описывается в специальном справочнике.
На основании этих данных, а также хранящихся в личной карточке работника сведений о датах и наименованиях пройденных им оценок автоматически генерируется список сотрудников, "приговоренных" к каждому виду тестирования. Этот список можно корректировать с клавиатуры.
После утверждения списка можно приступать к собственно тестированию сотрудников, если, разумеется, внедряемая система позволяет не только вести базу данных с тестами, но и обеспечивает закрытый паролем доступ к автоматизированной процедуре тестирования.
Результаты тестирования по запланированным для оценки компетенциям переносятся в личные карточки. Специальная процедура позволяет сравнить реальные результаты с нормативными оценками, указанными в профиле должности и сделать вывод о должностном соответствии каждого конкретного сотрудника.
Интересной тенденцией является намечающееся сотрудничество компаний - разработчиков ПО со специализированными фирмами, занимающимися разработкой психологических и профессиональных оценочных тестов. Программисты создают оболочки, средства описания и использования тестов, а "тестовики" наполняют оболочки осмысленным содержанием.
Очевидно, что внедрение такого функционала позволяет не только снизить трудоемкость (а значит и уменьшить затраты) оценочных мероприятий, но и увеличить их частоту, поддерживать необходимую регулярность, а следовательно, и увеличить среднюю степень соответствия сотрудников занимаемой должности по предприятию в целом. В ситуации, когда "кадры решают все", такой эффект весьма существенен.
Управление обучением
Еще одна группа функций позволяет осуществлять планирование переподготовки и обучения персонала. Для этого в профиле должности описывается регламент обучения: необходимые программы обучения (они выбираются из соответствующего справочника) и частота их прохождения.
Далее, аналогично списку на оценку, автоматически составляется документ потребности в обучении. Хорошо, если система, помимо персонала, у которого уже подошел плановый срок, позволяет включать туда и дополнительных сотрудников по заявкам руководителей подразделений.
Поскольку одни и те же учебные программы могут вестись разными учебными заведениями, в системе, как правило, ведется справочник, в котором указаны название учебного заведения, цена обучения, сроки, пропускная способность курса и учебная программа, которая реализуется с его помощью. На основании этого справочника программа может автоматически осуществлять запись сотрудников на курсы. Так создается план обучения.
Стоимость обучения в каждом учебном заведении известна, поэтому мощная HRM-система позволяет подобрать оптимальный с точки зрения затрат вариант распределения сотрудников, а также сравнить его с бюджетом переподготовки персонала.
Все утвержденные планы обучения разносятся по личным карточкам сотрудников. Там же проставляются отметки о прохождении курсов.
Некоторые программные комплексы включают в себя даже подсистемы дистанционного обучения, позволяющие в отдельных случаях пройти переподготовку и без стороннего учебного заведения.
Можно сделать вывод, что автоматизация управления обучением также позитивно влияет на степень соответствия сотрудников предприятия занимаемой должности за счет своевременной переподготовки персонала. Кроме того, автоматизированный подбор учебных заведений позволяет сократить затраты на обучение. Тот же эффект дает внедрение дистанционного обучения. Причем в этом случае выигрыш дополнительно возрастает за счет снижения командировочных расходов, необходимых для переподготовки сотрудников удаленных филиалов.
Управление рекрутингом
Часть функций управления трудовыми ресурсами связана с планированием кампаний по подбору персонала (рекрутингом).
На основе штатного расписания автоматически определяется потребность в подборе персонала. Она включает вакантные и вновь созданные штатные единицы.
Система позволяет вести карточки кандидатов, которые являются расширенным аналогом личных карточек. В них дополнительно хранятся сведения, актуальные только на "кандидатской" стадии. Система выдает перечень кандидатов для каждой из позиций подбора, основываясь на коде профиля должности, занесенном в каждую карточку менеджером по персоналу. Хорошо, если потребность в сотруднике позволяется удовлетворять не только внешними, но и внутренними кандидатами. Обязательно ведется реестр резюме.
Кроме того, осуществляется планирование мероприятий по подбору персонала (размещение объявлений в прессе, на сайтах вакансий и т.п). Каждое такое мероприятие характеризуется затратами и временной протяженностью. В процессе планирования определяется, какими конкретными мероприятиями будет удовлетворяться данная потребность, дата и стоимость каждого мероприятия, а также ожидаемое в результате его выполнения количество кандидатов по каждой позиции подбора. После окончания каждого мероприятия планируемые затраты сравниваются с фактическими и определяется его эффективность, исходя из хранящейся в базе данных информации о том, каким образом был привлечен нужный кандидат.
Нетрудно видеть, что автоматизация рекрутинга позволяет повысить качество подбора сотрудников, а также оптимизировать структуру затрат на этот процесс, например, за счет включения в план наиболее эффективных рекрутинговых мероприятий (это возможно только после накопления достаточного количества информации о предыдущих кампаниях).
Управление мотивацией
Еще одна группа функций управления трудовыми ресурсами" предназначена для управления мотивацией. Этот функционал необходим, если на предприятии существует система различных бонусов и поощрений, которая зависит от некоторых формализованных условий, например, от стажа работы на предприятии или от успешного прохождения аттестации. Алгоритмы предоставления бонусов также описываются в профиле должности.
Сюда же относится все, что связано со сдельной оплатой труда. Для этого в профиле должности описывается набор измеряемых показателей, позволяющий автоматически премировать сотрудника за выполнение плана, поставить его заработок в зависимость от выработки (как личной, так и бригадной) или объема продаж и т.д. Цена показателя может задаваться как фиксированной суммой на единицу выполненных работ, так и процентом от объема, если этот объем имеет денежное выражение. Эта часть функций должна быть жестко связана с подсистемой расчета заработной платы.
Очевидно, что автоматизация управления мотивацией ведет к повышению производительности труда коллектива. Многие знают на практике, как может кардинально измениться ситуация в компании за счет правильной организации сдельной оплаты труда. Не меньшего эффекта можно добиться за счет сбалансированной системы нематериальных стимулов. А если поддерживать сложную систему в "ручном" режиме, легко запутаться, забыть своевременно предоставить тот или иной бонус или неправильно начислить премию, что зачастую приводит к конфликтным ситуациям.
Планирование штатного расписания
Большим спросом в последнее время пользуется функционал планирования штатных расписаний. Система управления персоналом позволяет подготовить несколько вариантов штатного расписания для каждого подразделения, сравнить их и выбрать оптимальное. Программа должна поддерживать процедуру утверждения штатного расписания. В базе данных, как правило, хранится история каждой штатной единицы. Хорошо, если в ПО встроен аппарат моделирования штатного расписания по принципу "что, если".
Во многих случаях оптимизация штатного расписания позволяет существенно сократить фонд оплаты труда, который является одной из основных статьей производственных издержек.
Планирование карьеры
Это целый комплекс процедур. В определенном смысле к планированию карьеры можно отнести и управление переподготовкой персонала, и планирование оценочных предприятий, и часть функций управления рекрутингом, и даже управление мотивацией. Еще одной важной функцией подсистемы управления трудовыми ресурсами в этой области является учет и планирование кадрового резерва. Это особенно существенно для компаний, в которых по стандартам предприятия заложена обязательная сменяемость персонала (примером могут служить некоторые производства, расположенные на Севере).
Автоматизация планирования карьеры облегчает подбор кандидатур на повышение в случае освобождения должности. Кроме того, у сотрудников, знающих, когда примерно произойдет повышение, меньше мотивов для ухода с предприятия.
Планирование отпусков
Это вполне очевидный набор функций. В профиле должности задаются периодичность и длительность предоставляемого отпуска, которые могут быть откорректированы для каждого сотрудника индивидуально. На основании этих данных, а также данных учета реально предоставленных отпусков продвинутое ПО позволяет автоматически подготовить графики отпусков с возможностью их последующей коррекции. При составлении графиков обязательно учитывается взаимозаменяемость сотрудников в подразделении.
Автоматизация бизнес-процедур, связанных с предоставлением отпусков, гарантирует, что в каждый данный момент времени каждое подразделение предприятия сможет полноценно решать свои задачи. Также гарантируется, что при этом будут соблюдены Трудовой кодекс и условия трудового договора.
Планирование подотчетных средств
В принципе ведение расчетов с подотчетными лицами (учет выданных и возвращенных денежных средств, оформление авансовых отчетов) было автоматизировано и в системах управления персоналом предыдущего поколения. Все, что появилось нового, связано с автоматизацией ведения и контроля исполнения бюджета командировочных, представительских и прочих расходов, осуществляемых подотчетными лицами.
Маршрутизация кадрового документооборота
В современных системах управления персоналом существует возможность описывать типовые (стандартные) маршруты (шаблоны), в соответствии с которыми происходит подготовка всех кадровых документов. Ранее эта функция была характерна только для систем автоматизации документооборота.
Описание маршрута состоит из перечня этапов документа (для каждого этапа задается содержание, нормативная длительность, ответственный за его выполнения) и условий перехода от этапа к этапу. Маршруты могут быть разветвляющимися и даже циклическими (возврат документа на доработку). Ветвление, как правило, происходит в зависимости от статуса, который документ приобретает в момент завершения этапа. Хорошо, если система позволяет описывать и произвольные условия ветвления на удобном встроенном языке.
Желательно, чтобы существовала привязка стандартного маршрута к типу документа, тогда при создании нового документа конкретный маршрут его прохождения генерируется автоматически. Если такой возможности нет, маршрут приходится выбирать из справочника стандартных маршрутов вручную. В любом случае после генерации маршрута на основании времени его создания автоматически рассчитывается плановое время завершения каждого этапа. Если создатель документа обладает соответствующими правами доступа, он может откорректировать маршрут его прохождения.
После завершения каждого этапа (отметка в маршруте с указанием реального времени завершения) осуществляется автоматическая передача документа на следующий этап с генерацией уведомления ответственному за его выполнение.
Данный функционал позволяет сократить время на подготовку документов и упорядочить работу кадровых служб. В некоторых системах имеется дополнительная возможность, задав дату и время выпуска конечной версии документа, рассчитать критическое время начала работ по его подготовке.
***
Конечно же, в статье дан не полный перечень функций автоматизированного управления трудовыми ресурсами. Мы рассмотрели только самые существенные, с моей точки зрения, моменты. Более того, этот перечень растет с каждым днем - наука об управлении персоналом сейчас на подъеме, разработчикам ПО остается только следить за новыми научными разработками.
Ясно, что значительный объем данных, накопленных в БД таких систем, предоставляет богатые аналитические возможности, позволяющие, в свою очередь, еще более эффективно управлять персоналом предприятия.
Но хочется в заключение сказать о главном. Обобщая все перечисленные в статье эффекты от внедрения функционала управления трудовыми ресурсами, можно сказать, что применение информационных технологий позволяет существенно улучшить производственную атмосферу на предприятии и уменьшить текучесть кадров, а это в современном бизнесе - важнейшие факторы успеха.
Гл. эксперт компании "КОМПАС", к.т.н. Игорь Якобсон
e-mail: sensr@kompac.spb.su