Оптимизация бизнес-процессов: как все поменять и не навредить
Оптимизация бизнес-процессов — необходимое условие для компаний, желающих сохранить позиции на профильных рынках и развивать бизнес в условиях динамически меняющейся бизнес-среды. Как оптимизировать бизнес-процессы шаг за шагом и какие технологии использовать для управления бизнес-процессами – читайте в материале.
Мировая экономика переживает глобальные перемены. Конкуренция в борьбе за клиента усилилась, модели бизнеса стали еще сложнее, а объемы доступных данных, обязательных для анализа, значительно выросли. Эти факторы заставляют компании пристальней всматриваться в собственные бизнес-процессы и искать пути их совершенствования.
Грамотно выстроенные бизнес-процессы становятся для бизнеса одним из основных конкурентных преимуществ. Благодаря новым технологиям, организации могут значительно упростить существующие схемы взаимодействий, сократить время выполнения процессов, сэкономить ресурсы, повышая одновременно продуктивность и прибыльность всей компании.
Оптимизация бизнес-процессов или реинжиниринг
Трансформация бизнес-процессов необходима в том случае, когда нужно улучшить работу компании: сократить производственный цикл, снизить затраты, избежать дублирования функций и ошибок менеджмента. Как правило, оптимизации в первую очередь подвергают ключевые процессы и это — наиболее эффективный путь.
В зависимости от сложности ситуации, реорганизовать бизнес можно двумя путями: оптимизировать или произвести реинжиниринг бизнес-процессов.
Оптимизация бизнес-процессов — это частичное совершенствование существующих процессов компании, когда есть необходимость устранить явные недостатки, например, избавиться от информационных петель или выполнения одной и той же управленческой работы на разных иерархических уровнях. Обычно, оптимизация подразумевает внесение корректив в организационную структуру компании: какие-то отделы сокращают, другие создают, перераспределяют функции между департаментами и прочее.
Результат оптимизации бизнес-процессов — улучшение взаимосвязей между подразделениями, что сказывается на эффективности работы всей компании.
В отличие от оптимизации, при которой улучшение процессов проходит плавно, непрерывно и охватывает в основном область функций, реинжиниринг — это революционное преобразование процессов, его производят однократно и, как правило, одновременно с внедрением на предприятии новой информационной системы. Например, CRM-системы. Основная цель и результат реинжиниринга бизнес-процессов — резкое улучшение работы компании.
Гибкое управление бизнес-процессами и BPM-системы — тренд 2017
По мнению многих экспертов, 2017 год станет годом цифровых преобразований бизнеса, в частности это коснется и управления бизнес-процессами. Чтобы удержать позиции в цифровую эпоху компаниям придется без промедления освоить такие технологии, как анализ Big Data, облака, мобильность, робототехника и прочее. Но цифровая трансформация — это не только интеграция технологий. Гибкое управление бизнес-процессами становится конкурентным преимуществом, а системы его поддержки пользуются повышенным интересом. В ВРМ ТОП-менеджмент компаний видит возможность сделать процессы более управляемыми и прозрачными, снизить затраты на выполнение и повысить их операционную эффективность. Все эти меры позволят бизнесу не только удержаться на профильном рынке, но и развиваться, преуспевая за веяниями нового времени.
Цифровая трансформация вносит коррективы не только в управление бизнес-процессами, но и в поддерживающие их системы. ВРМ-системы сегодня максимально адаптированы к привычному образу поведения пользователей в повседневной жизни. Разработчики непрерывно совершенствуют свои продукты, создавая мобильные версии приложений, добавляя функции, подобные тем, что используются в социальных сетях — корпоративные чаты, эмоционы и прочее. Кроме корректив, касающихся интерфейса, отличительной характеристикой современных систем для управления бизнес-процессами является дополнение традиционных структурированных бизнес-процессов адаптивными.
Например, в системе bpm’online компании Terrasoft для построения бизнес-процессов используется технология DCM (Dynamic Case Management). Функциональность для управления адаптивными процессами позволяет сохранять результаты процесса, а также способ его выполнения, формируя банк лучших практик. При возникновении аналогичного сценария, система предложит пользователю использовать уже имеющийся кейс, либо, взяв его за основу, создать новый.
Оптимизация процессов шаг за шагом
Оптимизация бизнес-процессов начинается с их описания. Компания — это сложный механизм, система, где принятие решения о какой-либо оптимизации деятельности требует глубокого анализа взаимосвязей со всеми элементами. Чтобы увидеть всю структуру компании в деталях, необходимо что-то вроде чертежа — бизнес-архитектуры.
Оптимизация бизнес-процессов - это, прежде всего, их автоматизация. В зависимости от масштабов компании, сложности ее процессов и потребностей бизнеса, для автоматизации и управления бизнес-процессами используют CRM, ERP или BPM-систему, о которой уже шла речь выше. Для компаний-новичков актуально начинать с CRM - системы для управления взаимоотношениями с клиентами и всеми процессами с ними связанными. ERP-система (например, ERP-система "КОМПАС") нужна для управления внутренними процессами и ресурсами компании.
Шаг 1: создание бизнес-модели
В структуре архитектуры бизнеса должны быть описаны такие элементы:
Шаг 2: описание бизнес-процессов «как есть»
Создание модели «как есть», которая отражает существующее положение дел на момент описания. То есть, фактически сложившуюся технологию работы.
Шаг 3: описание бизнес-процессов «как должно быть»
Модель «как есть» позволяет увидеть полную картину процессов и определить слабые места. Описание процесса «как должно быть» отражает целевое состояние, которое в перспективе планируется реализовать.
Моделирование бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов — это эффективный способ поиска путей оптимизации деятельности компании. Заключается он в описании процесса через различные элементы — события, материалы, действия, данные и так далее. Для моделирования процессов используют определенный набор правил, называемый нотациями. Наиболее популярной и продвинутой сегодня считается нотация BPMN 2.0, благодаря своей простоте и гибкости. Простота достигается за счет наглядности — условные обозначения, с помощью которых моделируются процессы, представлены в виде диаграмм и блок-схем. Гибкость нотации обеспечивает набор элементов и правил, используя которые построить даже самый сложный бизнес-процесс сможет простой бизнес-пользователь, не привлекая ИТ-специалиста.
Динамично меняющееся бизнес-окружение требует от компаний создания системы управления бизнес-процессами, способной функционировать в таких условиях. Потенциал для такой системы могут обеспечить только процессы, поддерживаемые соответствующими информационными технологиями. Эффективным инструментом для управления бизнес-процессами являются ВРМ-системы (или CRM-системы, усиленные модулем для управления бизнес-процессами), позволяющие быстро создавать и менять процессы благодаря тесной интеграции сред проектирования, разработки и выполнения.
В отличие от других систем для управления процессами — например, ERP, ECM и простой CRM, где операции выполняются при совершении события, ВРМ-системы сами инициируют входящие события, учитывают все действия по времени и следят, чтобы все операции выполнялись в рамках регламента.
***
Любые перемены, будь то постепенная оптимизация процессов или их радикальный реинжиниринг — это ломка привычных устоев, которая так или иначе станет источником проблем. Но там, где одни видят препятствия, другие — возможности для роста бизнеса. Усовершенствование бизнес-процессов — необходимое условие для компаний, желающих не только удержать позиции на профильных рынках, но и развиваться, идя в ногу со временем.
Юлия Хорошун